Bir projeyi planlarken önce kaynaklarımızı bir araya getirip elimizdeki kaynakları ve neye ihtiyacımız olduğunu ortaya koyarız değil mi? Projeyi gerçekleştirebilecek kaynağımız olduğuna, var olan operasyonları tehlikeye atmadan yeni bir projeye başlayabileceğimizi kanıtlarla ortaya koyduktan sonra projeyi uygulamaya geçeriz. Ele alacağımız konuyu mantıklı bir temele oturtabilmek için yeni bir projeye başlama sürecinin çok kısa bir özetini geçiyorum. Elbette yeni projeyi devreye alma süreci uzun ve dikenli bir yolculuk. Bu yolculuğa çıktığımızda vereceğimiz en önemli kararlardan biri gerekli ara ürünü kendimiz mi üreteceğiz yoksa dışarıdan satın mı alacağız? Bu kararı vermemizde bize en önemli avantajı sağlayacak işlem ise üret ya da satın al analizi.
ÜYS Analizi Nedir?
Üret ya da satın al analizi, bir işletmenin belirli bir ürünü veya hizmeti kendi içinde üretmeyi mi yoksa dış kaynaklardan satın almayı mı tercih etmesi gerektiğini belirlemek için yapılan bir stratejik değerlendirme sürecidir. Bu analiz, işletmenin iç üretim ve dış kaynak kullanımı seçeneklerini karşılaştırarak, hangi seçeneğin işletme için daha uygun olduğunu belirlemeye çalışır. Bu karar, işletmenin maliyet etkinliği, uzmanlık alanları, teknolojiye erişim, rekabet avantajı, tedarik zinciri yönetimi ve operasyonel verimlilik gibi faktörleri dikkate alır.
ÜYS Analizi Nasıl Yapılır?
Üretme veya satın alma kararını, yani belli bir ürün ya da hizmeti içeride mi üreteceğimiz yoksa dışarıdan mı satın alacağımız kararını vermeden önce yaptığımız analizdir ÜYS analizi. Temelde kaynakları bir araya getirir seçenekleri değerlendiririz. Elbette bunun da bir yolu, standart bir yöntemi var.
1. Adım: Ürün veya Hizmet Tanımı ve Standartlarının Belirlenmesi
ÜYS analizi yaparken, öncelikle analizin konusu olan ürün veya hizmetin detaylı bir şekilde tanımlanması ve kalite standartlarının belirlenmesi gerekir. Bu adım, analizin geri kalanı için bir temel oluşturur. Ürün veya hizmetin özellikleri, miktarı, talep öngörüleri ve diğer gereksinimleri netleştirilmelidir.
2. Adım: Maliyetlerin Belirlenmesi
İkinci adımda, iç üretim ve dış kaynak kullanımı seçenekleri için tüm maliyet unsurları belirlenir. İç üretim maliyetleri arasında malzeme maliyetleri, işçilik maliyetleri, ekipman maliyetleri, enerji giderleri, bakım masrafları ve işletme sermayesi gibi unsurlar yer alır. Dış kaynak kullanımı maliyetleri ise tedarikçi fiyatları, taşıma maliyetleri, depolama maliyetleri ve dış kaynak kullanımıyla ilgili diğer giderleri içerir.
3. Adım: Alternatiflerin Değerlendirilmesi
Üçüncü adımda, işletme iç üretim ve dış kaynak kullanımı seçeneklerini karşılaştırır ve değerlendirir. Her iki seçenek de avantajlara ve dezavantajlara sahiptir. İç üretim, daha fazla kontrol, esneklik, teknoloji ve inovasyon yeteneği sağlarken, dış kaynak kullanımı maliyet avantajı, uzmanlık erişimi ve ölçek ekonomisi sunabilir.
4. Adım: Karar Verme ve Risk Değerlendirmesi
Dördüncü adımda, üret ya da satın al analizi sonuçlarına dayanarak işletme kararını verir. Karar, işletmenin stratejik hedefleri, mali durumu, rekabet ortamı ve risk toleransı gibi faktörler göz önüne alınarak yapılır. Risklerin dikkatle değerlendirilmesi ve yönetilmesi önemlidir. Örneğin, dış kaynak kullanımı tedarik zinciri risklerine ve dışa bağımlılığa yol açabilirken, iç üretim operasyonel riskleri ve yatırım gereksinimlerini artırabilir.
5. Adım: Uygulama ve İzleme
Son adımda, seçilen stratejinin uygulanması ve sonuçlarının düzenli olarak izlenmesi önemlidir. İzleme süreci, işletmenin performansını değerlendirmek ve stratejik değişiklikler yapmak için önemli bir fırsat sunar. Gerektiğinde, analiz süreci tekrarlanabilir ve stratejik kararlar gözden geçirilebilir.
Yukarıda da dediğim gibi standart bir süreçle ve olabilecek en objektif şekilde detayları atlamadan analiz yapabilmek çok önemli. Çok uluslu şirketlerde olmasa da KOBİlerde sıklıkla bu süreçlerin düzenli işletilemediğini, gereken önemin ve titizliğin gösterilmediğini görüyorum. Elbette her zaman her proje için bu süreci işletmeniz zorunlu olmayabilir. Ancak emin olun bu analiz için harcayacağınız süre ve eforun karşılığını alacaksınız.
Şimdi de gelelim ÜYS analizi yaparken göz önüne almanız gereken unsurlara.
ÜYS Analizinde Dikkat Edilmesi Gereken Faktörler
Gerek duyduğumuz ürün ve hizmetlerin üretilmesi veya satın alınması noktasında karar verirken özellikle dikkate almanız gereken çok önemli faktörler var. İçeride üretim yapmak istiyorsak göz önüne almamız gereken faktörler şunlar:
· Maliyet: Ürün veya hizmeti şirket içerisinde üretmek için bütçemiz var mı? Bütçemiz varsa dahi bu maliyete katlanmak yerine satın almak maliyet açısından daha mı mantıklı olacak?
· Fikri Mülkiyet: Ürünü üreteceksek üçüncü taraf bir yükleniciyle çalışmak gerekecek mi? Eğer böyle bir durum söz konusu olacaksa taşeron firmanın patentlerimize erişmesi gerekli mi? Sonuçta ürünün fikri mülkiyeti bizde mi olacak yoksa taşeron firmada mı?
· Kalite: İçeride üretimde kaliteyi kontrol altında tutabiliriz. Ancak dışarıdan satın alım yapılacaksa kalite standartlarını belirleyip yükleniciye iletmek, sürekli kontrol ve kalite standartlarının tüm ayrıntılarıyla ortaya konması içeride üretimden daha fazla zaman alabilir. Bu da maliyet artışı ve projenin hayata geçirilmesini geciktirmek ile sonuçlanacaktır.
· Yetkinlik ve Beceri: Ürün/hizmeti içeride üretmek istiyoruz ama organizasyon içinde gerekli yetkinliğe sahip miyiz? Becerilerimiz bu üretimi yapmak için yeterli mi? Eğer bu yetkinlik ve beceriler ileride de işimize yarayacaksa onları geliştirmek mantıklı olabilir. Ancak gelecekte bu becerilere ihtiyacımız olmayacağını ön görüyorsak dışarıdan satın alma daha verimli olabilir.
· Tedarikçiler: Uzun yıllardır birlikte çalıştığınız bir tedarikçi olsa da ilk kez de çalışacak olsanız sonuç olarak dışarıdan hizmet satın alıyorsunuz. Tedarikçiniz de tıpkı sizin gibi süreçleri olan birer organizasyon. İçeride üretimde kaliteden zamanlamaya kadar her açıdan direkt kontrol sahibisiniz. Ancak onların da elinde olmayan sebeplerden ötürü tedarikçiniz gereken kalitede üretim yapamayabilir veya üzerinde anlaştığınız şartları sağlayamayabilir. Bu bağlamda içeride üretim daha güvenilir olacaktır.
Peki ihtiyacımız olan ürün/hizmeti satın almayı düşüneceksek nelere dikkat etmeli?
· Maliyet: Bir ürün veya hizmetin üretilmesinde doğrudan ve dolaylı pek çok maliyet kalemi vardır. Bu maliyetler bir araya getirildiğinde dışarıdan satın almak finansal olarak daha mantıklı olabilir.
· Kalite: İhtiyaç duyduğumuz ürünü ilk defa üreteceksek, ne yazık ki olabilecek en yüksek kalitede üretim yapamayabiliriz. Ancak satın alım yapmaya karar verirken birlikte çalışacağımız tedarikçi bu ürünün üretilmesi konusunda uzmanlaşmış durumda. Doğal olarak bizden daha yüksek kalitede üretim yapabilir.
· Uzmanlık: İşimizle alakalı çeşitli konularda uzmanlık sahibi olmak çok önemli. Ancak her proje için gerekli olan her uzmanlığı geliştirmeye çalışmak finansal olarak ve harcanacak zaman bağlamında mantıklı olmayabilir. Böyle durumlarda uzmanlık gerektiren işi dışarıdan satın almak daha ekonomik olabilir.
· Üretim Kapasitesi: Mevcut operasyonların ve üretimin haricinde ortaya çıkacak yeni talep artışını karşılayabilecek kapasiteye sahip miyiz? Eğer bu kapasiteye sahipsek iş akışını bozmadan üretim yapabilecek miyiz? Bazen üreteceğiniz ürün için iş akışınızı bozmak ve mevcut operasyonları sekteye uğratmak söz konusu olabilir. Böyle bir durumda dışarıdan satın alım yapmak daha verimli olacaktır.
· Ölçeklendirme: Yeni projemiz için gerekli ürün talebi özellikle ilk aşamada küçük miktarlarda olacaktır. İhtiyaç duyacağınız ürün miktarı o ürünü üretmeniz için gerekli ekipman ve iş gücü gibi kaynaklara yatırım yapmak akılcı olmayabilir. Elbette ilerleyen dönemde talep hacmi arttıkça yatırım yapılabilir; ancak ilk aşamada satın alma daha mantıklı olacaktır.
· Tersine Mühendislik: Eğer bir ürüne ilk defa ihtiyaç duyduysanız ve tüm faktörleri göz önüne alarak satın almada karar kıldıysanız tersine mühendislik olanağı ortaya çıkar. Satın aldığınız ürünün özelliklerini ve üretim aşamalarını tersine mühendislikle öğrenebilir ve gelecekte üretimi içeride yapabilmeniz için önemli veriler elde edebilirsiniz.
Ne Zaman İçeride Üretmelisiniz?
o Üretilen ürün/hizmetin maliyeti satın alma maliyetinden daha düşükse
o Mevcut kaynaklar ve üretim hacmi yeterliyse
o İç üretim yapıldığında kalite düşmeyecekse
o Eğer kısıtlı sayıda tedarikçi ihtiyaç duyduğunuz ürünü üretiyor ve talebe yetişemiyorlarsa
içeride üretim yapmalısınız.
Ne Zaman Satın Almalısınız?
o Üretim kapasiteniz yeterli değilse
o Bu ürüne/hizmete olan ihtiyacınız geçici olacaksa
o İşletme içinde yeterli uzmanlığa sahip çalışan yoksa
o Üretim için çok büyük yatırımlar gerekliyse
o İhtiyaç duyduğunuz ürünü üretmek için önünüzde yasal engeller varsa
dışarıdan satın alma yapmalısınız.
ÜYS Analizinin Avantajları Nelerdir?
Buraya kadar anlattığım her şey ve analizin kendisi vakit ve iş gücü isteyen, titizlikle yapılması gereken çalışmalar. Bütün bunları yapmayı bir zaman kaybı veya israf olarak görebilirsiniz. Ancak emin olun doğru bir şekilde yapılan ÜYS analizi çok büyük avantajlar sağlayacak:
1. Maliyet Tasarrufu: ÜYS analizi, işletmelerin maliyetlerini azaltmalarına yardımcı olabilir. İç üretim ve dış kaynak kullanımı seçeneklerinin maliyetlerini karşılaştırarak, işletme en etkin seçeneği belirleyebilir. Daha düşük maliyetler, işletmenin kârlılığını artıracak ve rekabet avantajı sağlayacaktır.
2. Uzmanlık ve İnovasyon: Dış kaynak kullanımı, işletmeye uzmanlık ve yenilikçi çözümlere erişim sağlayabilir. Özellikle belirli bir alanda uzmanlaşmış tedarikçilerden mal ve hizmet satın almak, işletmenin rekabet gücünü ve müşteri memnuniyetini artıracaktır. Ayrıca, dış kaynak kullanımı, işletmeye yeni fikirler ve perspektifler getirebilir, yenilikçiliği teşvik edebilir.
3. Risk Yönetimi: ÜYS Analizi, işletmelerin riskleri değerlendirmesine ve etkin bir şekilde yönetmesine yardımcı olur. Dış kaynak kullanımı, işletmenin belirli riskleri dışa aktarmasına ve operasyonel risklerini azaltmasına olanak tanır. Ayrıca, dış kaynak kullanımı, tedarik zinciri risklerini dağıtacak ve farklı tedarikçilerin değerlendirilmesi sayesinde işletmenin tek bir tedarikçiye bağımlılığını ortadan kaldıracaktır.
4. Uygulamada Hız: Dış kaynak kullanımı, belirli işleri hızlı bir şekilde uygulama yeteneği sağlar. Özellikle işletmenin içinde gerekli beceri ve kaynakların bulunmaması durumunda, dış kaynak kullanımı işlerin daha hızlı bir şekilde tamamlanmasına olanak tanıyarak zaman kaybını ortadan kaldırır.
5. Esneklik ve Ölçeklenebilirlik: Dış kaynak kullanımı, işletmeye esneklik ve ölçeklenebilirlik sağlar. Talepteki değişikliklere daha hızlı tepki verebilme yeteneği, işletmelerin pazar koşullarına uyum sağlamasına ve operasyonel verimliliği artırmasına yardımcı olacaktır. Ayrıca, dış kaynak kullanımı, işletmenin büyüme veya daralma dönemlerinde kolayca ölçeklendirilebilmesini sağlar.
6. Odaklanma ve Etkili Kaynak Yönetimi: Dış kaynak kullanımı ile işletme iç kaynaklarını stratejik bir şekilde yönetebilir ve kritik görevlere odaklanabilir. Belirli işler dış kaynaklara devredilerek iç kaynaklar önemli işlere ayrılabilir. Bu da işletmenin verimliliğini artıracak ve rekabet avantajı sağlayarak kârlılığın artırılmasına olanak tanıyacaktır.
ÜYS Analizini Kim Yapar?
Genellikle ÜYS Analizi üst yöneticiler tarafından çeşitli departman yöneticilerinden ve paydaşlardan görüş alarak yaparlar. Bu kararı vermede etkili olan pek çok kişi vardır:
o Üst Düzey Yöneticiler: ÜYS Analizi genellikle işletmenin üst düzey yöneticileri tarafından başlatılır ve yönlendirilir. Üst düzey yöneticiler, stratejik hedefleri belirler, bütçe ve kaynak tahsisi yapar ve işletmenin genel stratejisine uygun kararlar alır. Bu nedenle, ÜYS Analizi, işletmenin stratejik vizyonuna uygun olarak yapılmalıdır.
o Maliyet Muhasebesi Uzmanları: Maliyet muhasebesi uzmanları, iç üretim ve dış kaynak kullanımı seçeneklerinin maliyetlerini belirlemek ve karşılaştırmak için gereken hesaplamaları yaparlar. Bu uzmanlar, malzeme maliyetleri, işçilik maliyetleri, ekipman maliyetleri, operasyonel giderler ve diğer maliyet unsurlarını dikkate alarak maliyet tahminlerini yaparlar. Ayrıca, farklı senaryoları değerlendirerek maliyet etkin seçenekleri belirlemeye çalışırlar.
o Operasyon Yöneticileri: Operasyon yöneticileri, ÜYS Analizinde genellikle operasyonel verimlilik, kalite kontrolü ve tedarik zinciri yönetimi gibi konularda uzmanlık sağlarlar. Bu yöneticiler, işletmenin iç üretim kapasitesini değerlendirir, operasyonel riskleri analiz eder ve dış kaynak kullanımı durumunda tedarikçi seçimini yönlendirirler.
o Strateji Uzmanları: Strateji uzmanları, ÜYS Analizinde genellikle danışmanlık ve rehberlik rolü üstlenirler. Bu uzmanlar, işletmenin dış ortamını, endüstri trendlerini, rekabet durumunu ve stratejik fırsatları değerlendirirler. Ayrıca, iç üretim ve dış kaynak kullanımı seçeneklerini karşılaştırmak için gerekli analizleri yaparlar.
o Proje Yöneticisi: Proje yöneticileri analiz sürecinde en kritik rollerden birini yerine getirir. Proje yöneticileri yeni ürün/projenin gerektirdiği ürün ve hizmetleri ortaya koyarlar. Sadece gerekli ürün/hizmetleri değil, aynı zamanda kaliteyi, zaman kısıtlarını ve ölçeklendirmeyi de belirlerler. Bu sebeple proje yöneticilerinin görüşleri ve analizleri çok önemlidir.
o Diğer Paydaşlar: ÜYS Analizi sürecine, işletmenin çeşitli fonksiyonlarından ve departmanlarından temsilciler de katılabilir. Satın alma departmanı, tedarikçi ilişkileri yönetimi konusunda önemli bir katkı sağlayabilirken, Ar-Ge departmanı teknik uzmanlık ve yenilikçi çözümler sunabilir. Üretim departmanı ise operasyonel kapasite ve kalite kontrolü konularında önemli bir rol oynar.
Yani işletmenin birçok departmanında birçok farklı görevi yerine getiren; yeni projede görev alacak ve onu yönetecek kişilerin fikirleri büyük önem taşıyacaktır. Sonuç olarak bir işi en iyi yapan kişi bilir. Dolayısıyla üst düzey yöneticiler bu kararı tek başlarına vermemeli; üretim sahasından da geri dönüş almalıdır.
Üretme veya satın alma kararında iki seçeneğin de kendine özgü avantajları ve dezavantajları vardır. Ancak her projede doğru kararı verebilmek için sorunsuz işleyen bir karar verme sürecinizin olması hayati önem taşır. Maliyet etkin seçimler yapmanız için ÜYS Analizi yeni ufuklar açacak; proje ekibiniz ve şirketiniz için gelecekteki potansiyel faydaları ortaya koyabilmenize yardımcı olacak. Bu analizin sonucunda aldığınız isabetli kararlarla şirketinizin başarısını ve rekabet avantajınızı artırarak uzun vadede kârlılık sağlayabilirsiniz. Sonuç olarak ÜYS Analizi de tüm diğer analizler ve karar verme mekanizmaları gibi bir araçtır ve ne kadar verimli ve etkin kullanılırsa o kadar başarılı sonuçlara ulaşmanızı mümkün kılar. Bu sebeple bu analize gereken önemi vermeli, onu hak ettiği titizlikle ele almalısınız. Unutmayın, doğru kararlar kanıtlara ve objektif verilere dayanarak alınabilir. Değer yaratacak adımlar atabilmek için ÜYS Analizi yetkinliğine sahip olmak kritik öneme sahip. Ekibinizle bir araya gelip bu analizi kimin, hangi veriler ışığında ve hangi ekiplerden destek alarak yapacağını belirlemelisiniz.
Kaynaklar
https://projectmanagementacademy.net/resources/blog/make-or-buy-analysis/#calculate
https://www.investopedia.com/terms/m/make-or-buy-decision.asp
https://corporatefinanceinstitute.com/resources/management/make-or-buy-decision/
https://theinvestorsbook.com/make-or-buy-decision.html#Formula
