Tedarik zincirindeki dört temel akış bulunur; nakit, malzeme, ürün ve bilgi akışı. Bunlar işletmenin verimliliğini artırarak; kaynakların en etkin biçimde kullanılmasını, müşteri memnuniyetinin artırılmasını, ticari ve teknik başarının sürdürülebilirliğinin sağlanmasını, üretim kabiliyetinin artırılmasını, rakiplere karşı farklılık yaratılmasını, sermayenin en verimli şekilde artırılmasını, kayıp zamanların ve israfların azaltılması sağlamak için etkin ve güncelliğini koruyarak yönetilmelidir. Hiç şüpheniz olmasın ki bu akışların başarılı bir şekilde yönettiğinizde bugünkü durumunuzdan daha iyi bir noktaya geleceksiniz; karlılığınız artacak, teslimat sürelerine uyum performansınız artacak, maliyetleriniz azalacak, hedeflediğiniz pazardaki payınız artacak, insan kaynağınızın verimliliği ve yeni yetkinlikler artacak ve en önemlisi global pazarda aranan bir marka olacaksınız.
Her bir akışın kendine özel parametreleri, izlenebilirlik yöntemleri, iyileştirme prosesleri, sürdürülebilirlik eylemleri ve rakiplere göre öne çıkaran anahtar göstergeleri mevcuttur. Her bir akışı detaylı bir şekilde irdeleyelim ve her bir sektörün kendi dinamiklerine göre bunları şekillendirmelerine destek olalım.
Nakit Akışı
En temel anlamıyla nakit akışı, bir işletmeye giren ve işletmeden çıkan nakit ve nakit yerine geçen varlıkların miktarıdır. Bir işletmenin günlük operasyonlarını yürütebilmesi, likiditesini ve büyümesini sürdürebilmesi için nakit akışı kritik önem taşır. Satın alma, taşımacılık, işletmenin günlük ihtiyaçları gibi harcama kalemleri tedarik zinciri süreçlerinin içinde gerçekleşir; dolayısıyla tedarik zinciri süreçleri bir işletmenin nakit akışının omurgasını oluşturur.
Bir işletmenin büyümesi ve gelişmesinden önce ilk olarak ayakta kalması ve pazarda rekabet edebilmesi, gelen nakit miktarının kasadan çıkan nakitten daha fazla olmasına bağlıdır. Yani kar etmek. Ancak önemli olan yalnızca yüksek karlılık oranları değildir. İşletmeler elde ettikleri karın bir kısmını yeni yatırımlara harcarken, bir kısmını da nakit rezervi olarak tutmak durumundadırlar ki öngörülemeyen bir harcamayla karşı karşıya kaldıklarında operasyon sekteye uğramasın. Bunu yapabilmek, sağlıklı bir nakit rezervi oluşturabilmeleri için yapmaları gereken en kritik görev planlamadır.
Nakit akışının geliş ya da çıkış fark etmeksizin tek taraflı daha yoğun olması, bu akıştaki asimetri işletmeler için tehlike çanlarının çaldığını gösterir. Çünkü bu nakit akışının dengesiz olduğunu ortaya koyar. Eğer geliş tarafında daha fazla yoğunluk varsa yapılması gereken ödemeler ve ödemelerin vadeleri kontrol edilmelidir. Eğer çıkış noktasında yoğunluk varsa da alınacak ödemelerin vadeleri gözden geçirilmelidir. Önemli olan gelen ve çıkan nakit miktarının dengelenebilmesi ve gelen nakit miktarının her zaman daha fazla olmasıdır.
Bu dengeyi sağlayabilmek için de en kritik görev planlama olacaktır. Uzun vadede gelen nakit çıkan nakitten kat kat daha fazla olsa da kısa vadede bu hareketlerin zamanları önem taşır. Yani ay başında X miktar ödeme alıyor ve 5X miktar ödeme yapıyorsanız bu dengesiz bir durumun varlığına işaret eder. En ideal nakit akışı alınacakların ve ödemelerin vadelerinin birbirlerini karşılayacak şekilde organize edilmesi olacaktır. Ay sonunda da elde edilen kar gerekli yatırımlar için ayrılabilir veya nakit rezervine eklenebilir. Böylece işletmenin her zaman, karşılaşabileceği acil harcamalardan zarar görmemesi sağlanacaktır.
Malzeme Akışı
Malzeme akışı; hammaddelerin, parçaların, henüz tamamlanmamış ürünlerin ve son ürünlerin taşımacılığını ifade eder. Yani ham maddenin tesise girişi, üretim sürecinde tesis içindeki hareketi ve ürünlerin depolanarak teslimatını içeren süreçtir.
Malzeme akışı verimli olan bir işletmede malzemenin hareket süreci pürüzsüz bir şekilde ilerler; durup tekrar hareket etme veya üretim sürecinde makinelerde yığılmalar olması gibi sorunlar yaşanmaz. Bu işletmelerde hangi malzemenin ne zaman nerede olacağı, hangi makinelerde işleneceği ve nerede ne şekilde depolanarak tesisten çıkarma işleminin yapılacağı bellidir. Dolayısıyla üretim verimliliği artar ve tesis sürekli olarak güvenli bir çalışma ortamı olarak operasyona devam eder.
Gelelim malzeme akışı dengeli olmayan işletmelere. Bu işletmelerde üretim sürecinde durmalar, yavaşlamalar ya da çeşitli aşamalarda yığılmalar yaşanır. Şöyle ki bir tesisin işleyebileceği ve depolayabileceği hammadde miktarı bellidir. Bu miktardan daha fazla hammadde girişi gerçekleştiğinde öncelikle depolama sorunu yaşanır. Buna ek olarak eğer hammadde işlenmesi zaman hassasiyeti olan bir maddeyse kullanılamaz hale gelme durumu söz konusu olabilir. Tesisin işlem kapasitesinin üzerindeki hammaddeye harcanan maliyet de atıl olarak depoda kalacaktır. Bunlar dışında üretimi tamamlanan ürünlerin de sipariş karşılama sürecinde depolanması gerekir. Yine ürünün bozulabilir bir niteliği varsa kayıp miktarı artacaktır.
Bu ve bunun gibi her adımda ortaya çıkabilecek sorunlar işletmenin karlılığını etkiler ve günlük operasyonlarda sorunlara yol açar. Üretimin duraklaması ve makine kapatma gibi problemler yaşanır. Biliyoruz ki bir üretim tesisinde üretimin geçici süreliğine de olsa durması büyük maliyetli bir işlemdir. Dolayısıyla tam zamanında hammadde girişi yapılması ve tam zamanında son ürün çıkışı yapılması hayati önem taşır. Bunu yapmak için de işletmenin planlarıyla iş çıktılarını ayrıntılı bir şekilde karşılaştırması gerekir. Bu karşılaştırma sonucunda varsa anormallikler mikroskop altında incelenmeli ve problemin hangi aşamada ve hangi sebeple gerçekleştiği araştırılmalıdır. Malzeme akışı bir işletmenin yalın pratiklere geçişi için en uygun süreçlerden biridir. İşletmeler bu süreçte yalın yönetime geçtiklerinde hem problemleri görmek daha kolay olacak hem de geliştirilecek çözümlerin uygulanması ve sonuçların tekrar analizi de hızlanacaktır.
Ürün Akışı
Bir tedarik zincirinde ürün akışı, adından da anlaşılacağı üzere üretim süreci tamamlanmış ürünlerin işletmeden müşteriye doğru hareketini ifade eder. Bu süreç genellikle ve ideal olarak tek yönlü işler; ürün iadesi gibi durumlarda ise süreç iki yönlü işleyebilir. Ancak olması gereken tek yönlü yolculuktur.
Üretimi tamamlanmış ürün kavramı tedarik zincirindeki farklı aktörler için farklı anlamlara gelir. Örneğin bir plastik hammadde üreticisi için polietilen üretimi tamamlanmış üründür. Ancak bir plastik oyuncak üreticisi için polietilen bir hammaddedir. Dolayısıyla bir üretim sürecinden geçen hammaddeler de onları üreten işletmeler için üretimi tamamlanmış ürünlerdir.
Ürün akışı verimli olan bir işletmenin ürün akışı dengelidir. Yani siparişler önem ve vade önceliğine göre sıralanmış, üretim bu siparişlerin karşılanması bağlamında planlanmış ve lojistik düzenlemeleri de bu çerçevede düzenlenmiştir. Dolayısıyla son ürün depoda gereğinden daha uzun süre kalmaz; üretim tesisinde yığılmalara neden olmaz ve tam zamanında müşterisine ulaştırılır. Böylece hem tesis içindeki akış operasyonu olumsuz etkilemeyecek hem de müşteri memnuniyeti sağlanacaktır.
Bir de üretimi tamamlanmış ürünün tersine akışı söz konusudur. Bu, ürünün herhangi bir sebeple müşteri tarafından iadesi sonucu ortaya çıkar. Tedarik zincirine ek olarak ürün geliştirme ve üretim süreçleri de doğru planlanan ve uygulanan bir işletmede iade oldukça nadir gerçekleşen bir süreçtir. Ancak süreçleri en ince ayrıntısına kadar planlayıp doğru bir şekilde uygulansa da hata kaçınılmazdır. Önemli olan bu hataları üretim süreci tamamlanmadan yakalayıp hem bunların yol açacağı maliyetleri düşürmek hem de müşteriye gönderimi sağlanmadan durdurularak müşteri memnuniyeti riske atılmamalıdır. Özellikle hammadde üretimi yapan işletmeler için müşteriye ulaşan ürünün her yönüyle ihtiyaç duydukları ürün olması gerekir; çünkü müşteriler de malzeme ve nakit akışlarını bu siparişlerin karşılanmasına göre planlar. Dolayısıyla ürün akışı sürekli olarak tekrar tekrar gözden geçirilmesi gereken ve yalın yönetim ilkelerine uyumlandırılarak daha verimli bir şekilde ilerletilmesi gereken en önemli süreçlerden biridir.
Bilgi Akışı
Tedarik zincirindeki akışlardan sonuncusu da bilgi akışıdır. Bilgi akışı çift taraflı ilerler; sadece müşteri ve işletme arasında değil, işletme içerisindeki iletişimi de kapsar. Bilgi akışı müşteriden gelen siparişlerin gerekli departmanlara iletilmesi, üretim planlarının tedarik zinciri yöneticisiyle paylaşılması, müşteriye faturalandırma ile ücret bilgisinin aktarılması, üretim süreci ve siparişin durumuyla taşıma halindeki ürünlerin hangi aşamada olduğu gibi bilgilerin akışını içerir.
Bilgi akışını doğru yöneten bir işletmede üretimden muhasebeye kadar tüm departmanlar birbirleriyle bilgi paylaşırken; aynı zamanda müşteri ile de bilgi akışını sağlayarak müşteri memnuniyeti yaratır. Buna ek olarak süreçteki tüm aktörlerin sahip oldukları bilgilerin bir araya gelmesiyle tüm süreç hakkında herkesin anlık bilgiye sahip olması ve süreçleri planlarken kullanacakları parametreleri elde etmeleri sağlanır.
Eğer bir işletme bilgi akışını doğru yönetemiyorsa üretimde gecikmeler, yanlış üretim yapılması veya müşteri siparişinin geç veya yanlış olarak ulaştırılması söz konusu olabilir. Bu da maliyet artışlarına, memnun olmayan müşterilere ve genel anlamda bir karmaşaya yol açar. Neyi ne zaman yapacağını bilmeyen çalışanlar; siparişinin ne durumda olduğunu bilmeyen müşteriler ve ürünün ne zaman tesisten çıkacağını bilmeyen depo ve taşıma çalışanları…Böyle bir karmaşa diğer tüm süreçleri de olumsuz etkileyecek ve operasyonun verimli bir şekilde işlemesini engelleyecektir.
Tedarik zincirini en verimli şekilde yönetebilmek için bu dört akışın olabilecek en yüksek performansla yürütülmesi bir işletmenin başarısını belirleyen en önemli unsurdur. Sermayeniz ne kadar fazla olursa olsun, kaynaklarınız sınırsız olsa bile eğer tedarik sürecini doğru yönetemezseniz başarılı olmanız mümkün değil. Sonuçta müşterileriniz belirli bir ürünün belirli bir miktar ve belirli bir zaman dilimi içinde kendilerine ulaşması için size ödeme yapacak. Dolayısıyla bu şartları sağlayamadığınızda müşterileriniz sizden satın alma yapmak istemeyecek. Tedarikçileriniz zamanında alamadıkları ödemeler nedeniyle sizinle iş yapmaktan kaçınacak ve çalışanlarınız sürekli olarak karmaşa içinde olacağından hem verimli çalışamayacak hem de ilk fırsatta daha düzenli çalışan bir işletmeye geçecekler. Yani maliyetleriniz artacak, müşteri kaybedeceksiniz, yetenekli çalışanlarınızı da kaybederek uzun vadede başarısız olma ihtimaliniz katlanarak artacak. Bu olumsuz durumları yaşamamak için yapmanız gereken tedarik sürecini ve bu sürece dahil olan akışları en yüksek verimlilikle yürütmek. Hedeflediğiniz pazardaki payınızı büyütmek, sürdürülebilir başarıya ulaşmak, en düşük maliyetle en yüksek geliri elde edebilmek ve uçtan uca tüm süreçlerde tasarruf sağlayarak kayıpları azaltmanız ancak bu şekilde mümkün.
Kaynakça
https://www.commercial-consulting.co.uk/post/ways-to-manage-your-supply-chain-cash-flow
https://www.wallstreetmojo.com/material-flow/
https://kpakpakpa.com/the-three-flows-of-supply-chain/
https://www.wharftt.com/the-three-types-of-information-flow-in-supply-chain-management/
