Günümüz iş dünyasının sürekli değişen ve gelişen koşulları altında işletmelerin başarılı olabilmesi için gerekli olan pek çok yetkinlik bulunuyor. Ancak belki de en temel ve etkili yetkinliklerden biri, ortaya çıkabilecek problemleri tespit etme yeteneği… Ancak hem günlük operasyonların akışını sağlamak hem de uzun vadeli sürdürülebilir başarıyı garanti altına almak için vazgeçilmez bir araç olan problem çözme yetkinliğinden önce problemleri başarıyla tespit etmek, işletmeler için büyük zorluklardan biri haline gelebiliyor.
İşletmelerin karşılaştığı sorunlar genellikle açıkça ortada durmazlar. Kalite ölçümleri, performans göstergeleri ve sistem analizleri gibi veriler, sorunların belirgin hale gelmesine yardımcı olabilir. Ancak bu verileri yorumlamak ve içinde gizlenen sorunları tespit etmek, deneyim ve özen gerektiren bir süreçtir.
Bununla birlikte, işletme içerisinde var olan uzun süreli problemler, zaman içerisinde işletme körlüğüne yol açabilir. İşletme körlüğü ise şu anlama gelir: Çalışanlar ve yöneticiler günlük rutinler ve alışkanlıklar içinde o kadar kaybolmuşlardır ki, sorunlar artık fark edilmez hale gelir. Diğer bir deyişle belirli bir problem artık o kadar yadsınmıştır ki bu problem onlara göre bir sorun olmaktan çıkar… Bu noktada hem işletme içerisinde hem de dışarıdan bir perspektifin yardımıyla atılması gereken bazı adımlar, ele alınması gereken bazı stratejiler devreye girmelidir.
Farklı Perspektiflere İzin Verin
Sorunları tespit etmek ve çözmek, işletmelerin başarıları için hayati önem taşır. İşletmelerin içine düştüğü işletme körlüğü döngüsünü kırmak için dışarıdan bir perspektife ihtiyaç bulunur. Danışmanlar ve sektör uzmanları bu noktada içe gömülen sorunların tespitinde aktif rol oynayarak, problemleri daha objektif bir şekilde değerlendirebilirler. Onların deneyimleri ve farklı bakış açıları, işletmenin görmezden geldiği veya alışkanlık haline getirdiği sorunları aydınlatabilmektedir.
Çalışan Katılımının Desteklenmesi
Bir diğer adım da, günlük operasyonlar konusunda derin bilgiye sahip olan çalışanların problem tespiti sürecine dahil edilmeleridir. İşletme içerisindeki olası sorunları tespit etmek konusunda önemli bir kaynak olurlar. Yöneticilerin, çalışanlarıyla açık iletişim halinde kalarak potansiyel sorunları erken aşamada tespit etmeyi ve çözmeyi amaçlamaları gerekir.
Düzenli olarak işletme değerlendirmeleri yapmak da problem tespitine yardımcı olabilir. Bu değerlendirmeler, işletmenin tüm yönlerini kapsayan bir inceleme sağlar. Operasyonel süreçlerden çalışan performansına ve müşteri geri bildirimlerine kadar geniş bir perspektif sunar. Bu sayede işletmenin potansiyel sorun alanları daha net bir şekilde ortaya çıkar haliyle.
Proaktif Sorun Dedektifliği
Intertech’in Kurucusu ve CEO’su Tom Salonek, Tanveer Naseer Leadership için yazdığı yazıda şöyle ifade ediyor:
‘’Sorunların sadece yumuşatmak için değil proaktif bir şekilde araştırıldığı ve iletildiği bir kültür yaratmaya çalışıyorum. Suçlama oyunu oynamakla ilgilenmiyoruz. Sorunlarla başa çıkmak ve ardından mümkün olan en olumlu şekilde ilerlemek istiyoruz. Bu da büyümemizin anahtarı oldu.’’
Yani Salonek’e göre, sorunları çözmek yalnızca mevcut problemleri yumuşatmak anlamına gelmez, aynı zamanda proaktif bir yaklaşımla bu sorunları araştırmak ve çözüme kavuşturmak anlamına gelir. Bir bakıma problem dedektifi olmak demektir bu. İşletme içinde sorunların araştırılması ve iletilmesi bir kültür haline getirilmelidir. Bu çalışanların sadece mevcut sorunları tespit etmelerini değil, aynı zamanda bu sorunların nedenlerini anlamaya çalışmalarını ve çözüm yollarını araştırmalarını da gerektirir. Ayrıca liderler ve çalışanlar arasında suçlama yerine iş birliği ve çözüm üretme kültürü geliştirilmelidir. Bu yaklaşım, olumsuz enerjiyi değil de yerine pozitif ve üretken bir atmosferi teşvik eder…
Verilerden Yararlanmak
İşletmenin performans verilerini düzenli olarak izlemek, olası sorunları erken aşamada tespit etmek adına önemlidir. Kalite kontrol verileri, müşteri geri bildirimleri ve operasyonel veriler, işletmenin verimliliği hakkında bilgi sağlayabilir. Ayrıca işletmenin belirli aralıklarla tüm
yönleriyle değerlendirilmesi, işletme içerisine gizlenmiş ve de yerleşmiş sorunları tespit etmek için fırsatlar sunar. Bu değerlendirmeler yöneticilere mevcut sorunları ele almak ve gelecekteki sorunları öngörmek için gerekli olan bilgi ve verileri sağlayabilmektedir. Veri tabanlı yaklaşımlar, işletmeyi daha verimli, etkili ve rekabetçi hale getirmek için kullanılabilir. Ancak bir noktayı unutmayın: Doğru sonuçları çıkarmak adına doğru verileri toplamalı ve güvenilir analizler yapmalıyız.
Çözüm Aşaması: Kipling Metodu
Sorun ve problemlerin tespit stratejilerinden bahsettim. Son olarak problem çözümünde sıklıkla başvurulan Kipling metodundan da bahsetmek istiyorum.
Kipling Metodu, “Kim?”, “Ne?”, “Nerede?”, “Ne zaman?”, “Neden?” ve “Nasıl?” sorularını kullanarak bir problemin temel unsurlarını sistematik bir şekilde analiz etmek için kullanılan yaratıcı bir düşünme tekniğidir. Özellikle karar verme, problem çözme ve analitik düşünme süreçlerinde etkili bir araç olarak kullanılmaktadır. Farklı sorular sorularak problem parçalara ayrılır ve her bir parçasıyla bir soru ilgilenir. Bu sayede parçalar ayrı ayrı analiz edilirek bütünsel bir sonuca ulaşılır. 5N ve 1K sorularını yanıtlamak ve mümkün olduğunca ayrıntılı olmak, uygulanabilecek ve etkinlikleri gözlemlenebilecek potansiyel çözümlerin belirlenmesinde işletmelere yardımcı olur.
Sonuç olarak, işletmeler için problemleri tespit etmek ve çözmek, sadece günlük operasyonların düzgün işlemesi için değil, aynı zamanda uzun vadeli sürdürülebilir başarı için de gereklidir. İşletme içerisinde ve dışarısında bulunan bakış açılarının bir araya gelmesi, işletmenin sorunlarını daha bütüncül bir şekilde ele almasını sağlayabilir. Sorunları erken aşamada tespit etmek ve çözmek, işletmelerin değişen koşullara hızla uyum sağlamasını ve rekabetçi bir konumda kalmasını sağlar.
Kaynakça
https://tanveernaseer.com/how-to-catch-and-solve-problems-early-tom-salonek/
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/problem-solving-strategies
