“Çeviklik nedir?” sorusuyla başlamak istiyorum bu yazıma. Çeviklik konusunu çok konuşuyoruz yıllardır; özellikle otomotiv ve endüstriyel üretim gibi teknik üretim yapan şirketler ve kurumlar bazında oldukça popüler bir konu son yıllarda. Ben de gerek verdiğim eğitimlerle gerekse bu mecrada da yayınladığım yazılarımla konuya farklı açılardan yaklaşıyor, tecrübelerimi paylaşarak bilgi aktarmaya çalışıyorum. Ama bu sefer bir en başa dönelim; çeviklik nedir, prensipleri nelerdir ve nasıl çevik bir organizasyon olunur konusunu temelden ele alalım istiyorum. Hazırsanız çeviklik ne demekten başlayalım.
Çeviklik Ne Demek?
Çevikliğin temelleri 1950’lerin sonuna, IBM’e dayanıyor. IBM’deki yazılım geliştirme çalışmalarında süreçleri iyileştirmenin yolları aranırken çeşitli metodolojiler ortaya atılıyor. Yıllar içinde farklı farklı isimlerle bu metodolojiler sınıflandırılmaya, standartlaştırılmaya çalışılıyor. 1990’lara gelindiğinde eski modellerin hantallığından dem vurulurken, 2001 yılında yazılım dünyasının devleri “Çevik Yazılım Geliştirme Manifestosu” ve “Çevik Yazılımın Prensipleri”ni yayınlıyorlar.
Yani temelde yazılım geliştiricilerinin süreçlerini nasıl daha verimli bir şekilde organize edebilecekleri ve uyumlanma süresini kısaltabilecekleri temelinde ortaya çıktı çeviklik. Daha sonra farklı endüstrilerin bu prensiplere olan ilgisinin artması ve kendi iş süreçlerine nasıl entegre edebileceklerini düşünmeye başlamalarıyla kullanım ve etki alanı arttı. Bugün hangi endüstriye bakarsanız bakın, biraz da vizyoner bir lider varsa organizasyonun başında, çeviklik konusuna zaman, emek ve maliyet ayrıldığını görebiliyorsunuz.
Çeviklik en basit anlamıyla bir organizasyonun (bu bir ekip, şirket, departman vb. olabilir) değişen koşullara hızla uyum sağlayabilme yeteneği olarak tanımlanabilir. Buradaki hız konusu da gece gündüz çalışıp her yeniliğe uyum sağlamaktan değil; ekiplerin ve ekip içindeki kişilerin bireysel liderlik ve sorumluluk bilinciyle inisiyatif kullanabilmesine atıfta bulunuyor. Çevikliğin 4 temel değerini incelediğimizde konu daha da açık bir şekilde ortaya çıkacak. Lafı uzatmadan temel 4 değere birlikte bakalım.
Çevik Felsefenin 4 Temel Değeri
Bugün başarıya giden yolun önündeki kapıda uyum sağlama yeteneği karşılıyor bizi; bu yeteneğin anahtarı da çeviklik. Sürdürülebilir başarıyı yakalamak için yapacağınız çalışmalarınız çeviklik temelinde yükselmeli ki gelecekte de değer yaratmaya devam edin ve rekabet avantajınızı koruyun. Çevik felsefeye geçiş yapabilmek için ise öncelikle etkileşim değerini benimsemek gerekiyor.
Çevik Felsefenin Etkileşim Odağı
Çevikliğin başarısının temelinde, etkileşim odağı bulunuyor. Etkileşim, bir şirketin içsel ve dışsal paydaşları arasında sağlıklı bir iletişim ve iş birliği ağı oluşturmayı içerir. Çevik bir iş modeli, ekiplerin, departmanların ve paydaşların sürekli olarak bilgi alışverişinde bulunmasını, fikirleri paylaşmasını ve sorunlara birlikte çözümler üretmesini destekler. Etkileşim, bu sayede iş süreçlerini hızlandırır, karar alma süreçlerini iyileştirir ve şirket içinde bir inovasyon kültürünün oluşmasına olanak tanır.
Etkileşim odaklı bir çevik yaklaşım, liderlik ve ekip çalışması arasında güçlü bir bağ kurar. Liderler, çalışanların fikirlerine ve geri bildirimlerine değer verir, onları süreçlere dahil eder ve takım içindeki iletişimi artırarak birlikte daha etkili çalışmalarını sağlar. Çevik liderler, hiyerarşik engelleri kaldırarak, açık iletişim kanalları oluşturarak ve ekiplerin özerkliğini destekleyerek etkileşimi teşvik eder. Bu, çalışanların sorumluluk almasını ve iş süreçlerine daha aktif katılımını sağlayarak şirket kültürünü güçlendirir.
Etkileşim aynı zamanda müşteri ilişkileri açısından da kritiktir. Çevik bir şirket, müşteriyle sürekli etkileşimde bulunarak onların beklentilerini anlamayı ve hızlı bir şekilde yanıt vermeyi amaçlar. Müşteri geri bildirimleri, ürün ve hizmet geliştirme süreçlerinde önemli bir rol oynar. Etkileşim odaklı bir çeviklik, şirketin müşteri memnuniyetinin artırmasına ve sadakat oluşturmasına yardımcı olur.
Ayrıca, etkileşim çevik bir öğrenme kültürünü destekler. Şirket içinde bilgi paylaşımını ve öğrenmeyi teşvik eden bir ortam oluşturulması, sürekli iyileştirmeyi ve adaptasyonu kolaylaştırır. Ekipler, karşılaştıkları sorunları birbirleriyle paylaşır, deneyimlerini aktarır ve bu sayede birbirlerinden öğrenirler. Bu sürekli etkileşim, şirketin çevresel değişikliklere hızlı bir şekilde adapte olmasına yardımcı olur.
Çevik Felsefenin Çıktı Odağı
İş süreçleri yalnızca işlemlerden ibaret değildir, aynı zamanda bu süreçler nihai sonuçlara, yani çıktılara odaklanması gerekir. Çevik bir şirket, her adımın belirli bir çıktıya katkı sağlaması için tasarlanmış süreçleri benimser ve bu çıktıların belirlenmiş hedeflere yönlendirilmesini sağlar.
Çıktı odaklı bir çevik yaklaşım, şirketin performansını ölçülebilir ve belirlenebilir hedeflere dayandırır. Bu hedefler, genellikle belirli bir projenin tamamlanması, bir ürünün geliştirilmesi veya bir sürecin iyileştirilmesi gibi somut ve ölçülebilir sonuçlar üzerine odaklanır. Çıktı odaklı bir şirket, bu hedeflere ulaşmak için gereken adımları belirler ve bu adımların etkin bir şekilde izlenmesini sağlar.
Çıktı odaklılık, aynı zamanda şeffaflık ve hesap verebilirlik anlayışını güçlendirir. Çevik bir şirket, her bir sürecin ve projenin sonuçlarını açıkça tanımlar, paydaşlarla paylaşır ve sürekli olarak izler. Bu sayede, şirketin içsel ve dışsal paydaşları, projelerin ve süreçlerin ilerlemesi konusunda güvenilir bir bilgiye erişebilirler. Hesap verebilirlik, çıktı odaklı bir yaklaşımın temel taşlarından biridir çünkü başarı ölçütleri belirlenir ve bu ölçütler üzerinden performans değerlendirmesi yapılır.
Çıktı odaklılık, şirketin sürekli iyileştirme çabalarını da destekler. Elde edilen çıktılar üzerinden geri bildirim toplanır ve bu geri bildirimler, süreçlerin ve projelerin daha etkili hale getirilmesi için kullanılır. Çevik bir yaklaşım, sürekli olarak öğrenmeye ve adapte olmaya açık bir ortam yaratır. Bu sayede, şirket değişen pazar koşullarına daha hızlı uyum sağlar ve rekabet avantajını sürdürür.
Çıktı odaklılık, müşteri memnuniyetini artırmanın da bir yolu olarak öne çıkar. Çevik bir şirket, müşteri ihtiyaçlarına odaklanarak ürün ve hizmetlerini sürekli olarak iyileştirir. Müşteri geri bildirimleri, elde edilen çıktılar üzerinden değerlendirilir ve bu geri bildirimlere dayanarak şirket, müşteri deneyimini artırmak için stratejiler geliştirir.
Çevik Felsefenin Müşteri Odağı
Müşteri odaklı çeviklik, şirketlerin müşteri deneyimini ön planda tutmalarını gerektirir. Çevik bir iş modeli, müşteri deneyimini sürekli olarak değerlendirir ve geliştirir. Bu, müşterilerle etkileşim süreçlerinin daha kolay, hızlı ve memnuniyet odaklı hale getirilmesini sağlar. Şirket, müşteri memnuniyetini artırmak için sürekli olarak müşteri geri bildirimlerine dayalı aksiyonlar alır ve bu sayede müşteri sadakatini güçlendirir.
Müşteri odaklı çeviklik, ürün ve hizmet geliştirme süreçlerini müşteri ihtiyaçlarına yönlendirir. Çevik bir şirket, müşteri taleplerini ve beklentilerini anlamak için sürekli olarak müşteri iletişimine odaklanır. Bu iletişim, yeni ürün ve hizmetlerin geliştirilmesi veya mevcut ürünlerin iyileştirilmesi süreçlerine rehberlik eder. Müşteri odaklılık, şirketin pazara daha hızlı bir şekilde uyum sağlamasını ve müşteri taleplerine uygun çözümler sunmasını sağlar.
Müşteri odaklı çeviklik, şirket içinde bir kültür oluşturur ve bu kültürü sürdürülebilir kılar. Çevik bir şirket, çalışanlarını müşteri odaklı bir bakış açısıyla yetiştirir ve müşteri memnuniyetini sağlamak için birlikte çalışmalarını teşvik eder. Bu kültür, tüm departmanları kapsar ve şirketin genel performansını artırmak üzere iş birliği ve etkileşimi teşvik eder. Müşteri odaklı bir kültür, şirket içinde motive bir çalışma ortamı yaratır ve çalışanların müşteri memnuniyetini artırmaya yönelik çabalarına katkıda bulunur.
Müşteri odaklı çeviklik, rekabet avantajı sağlar. Müşterilerin beklentileri sürekli olarak değişirken, müşteri odaklı bir çevik şirket, pazardaki değişen dinamiklere hızla adapte olabilir. Bu, şirketin rakiplerinden bir adım önde olmasını sağlar ve müşteri sadakatini artırarak uzun vadeli başarıya katkıda bulunur.
Çevik Felsefenin Değişim Odağı
Çevik bir yaklaşım benimseyen şirketler, değişimi bir fırsat olarak görürler. Değişim odaklı çeviklik, şirket içindeki ve dışındaki değişimleri öngörmek, anlamak ve değerlendirmek için bir çerçeve oluşturur. Bu yaklaşım, şirketin çevresel dinamiklere, teknolojik gelişmelere ve pazar koşullarındaki değişikliklere hızlı ve etkili bir şekilde tepki vermesine olanak tanır. Şirket, değişime direnç göstermek yerine, değişimi bir sürekli iyileştirme fırsatı olarak görerek daha rekabetçi bir konuma gelir.
Değişim odaklı çeviklik, şirket içinde bir kültür oluşturur. Bu kültür, değişimin normal bir durum olduğunu kabul eder ve çalışanlara sürekli öğrenmeye, gelişmeye ve değişen koşullara hızla adapte olmaya odaklanma çağrısı yapar. Çevik bir kültürde, çalışanlar değişime açık olurlar, inovasyonu teşvik ederler ve sürekli olarak iş süreçlerini iyileştirme çabalarına katılırlar. Bu, şirketin daha esnek ve uyumlu olmasını sağlar.
Değişim odaklı çeviklik, liderlik anlayışını dönüştürür. Çevik liderler, değişimi yönetmek, motive etmek ve desteklemek konusunda yetenekli ve esnek bireylerdir. Liderler, ekiplerini değişimin bir parçası olarak görmeye teşvik ederler ve değişim süreçlerine aktif bir şekilde katılırlar. Değişim odaklı liderlik, organizasyonun her seviyesinde güçlü bir değişim kültürü oluşturarak şirketin geleceğe hazırlıklı olmasını sağlar.
Değişim odaklı çeviklik, sürekli iyileştirmeyi teşvik eder. Çevik bir şirket, süreçlerini ve uygulamalarını düzenli olarak gözden geçirir, geri bildirimleri değerlendirir ve iyileştirme fırsatlarını belirler. Değişim odaklılık, şirketin daha etkili ve verimli olmasına olanak tanır. Aynı zamanda, çalışanların önerileri ve katılımı aracılığıyla sürekli gelişmeyi sağlar.
Çevik bir yaklaşım, değişimle başa çıkarken risk almaktan çekinmez; aksine, bu riskleri fırsata çevirir. Değişim odaklı çeviklik, şirketlerin rekabet avantajı elde etmek için yenilikçi çözümler geliştirmelerine ve yeni pazarlara açılmalarına olanak tanır. Şirket, değişen müşteri taleplerine hızlı bir şekilde uyum sağlayarak ve pazardaki gelişmelere öncülük ederek rekabet avantajını sürdürebilir.
Yani buraya kadar anlattıklarımı göz önüne aldığınızda görmenizi istediğim resim şu: çevik bir organizasyon; bilgi siloları oluşmuş, herkesin tek düze işini yaptığı, süreçlerin ve departmanların ve ekiplerin birbirinden bağımsız çalıştıkları birer kurum değil. Çevik organizasyonlar yukarıda verdiğim 4 odak noktasının da vurguladığı gibi her süreçte sinerjiyi ortaya çıkaran, iletişimi destekleyen, iş birliğini kültürleştiren bir yapı. Dolayısıyla çevikliğin ilkelerini ve temellerini ele alırken de birbirinden bağımsız ve birbirine atıfta bulunmadan açıklanabilecek kavramlardan bahsetmiyoruz.
Şimdi keskin bir şekilde başka bir konuya geçiyorum gibi görünecek ama aslında yukarıdaki odak noktalarını hangi aksiyonlarla hayata geçirebileceğiniz hakkında ipuçları verecek birkaç önerime yer vereceğim. Onlara da vakit kaybetmeden bakalım.
Çevik Bir Organizasyon Olmak İçin Hangi Adımlar Atılmalı?
Hızlı tepki vererek akıntıyla uyum içinde geleceğe ilerlemektir çeviklik. Bu nedenledir ki son yıllarda çevik dönüşüme olan ilgi de artıyor. Sıklıkla bu konuda eğitim verdiğim için sektörlerin ve iş dünyasının bu konuyla ilgili nabzını tutmam da kolaylaşıyor doğal olarak. Çevik bir organizasyon olma dönüşümünde başarılı olabilecek şirketleri artık baştan anlayabilme yeteneğim gelişti. Eğer liderler en başta “Nedir bu çeviklik?” diye değil de “Ne yaparsak çevik oluruz?” diye giriyorsa söze, o zaman işletmede çevik olabilmek için atılması gereken ekstra birkaç adım olduğunu anlıyorum.
Liderler de haklı elbette. Onlar da somut adımlar atmak, elle tutulur sonuçlar görmek istiyorlar. Birkaç öneriyle bitireceğim bu yazımı ama vurgulamak istiyorum; temeli öğrenmeden, felsefeyi içselleştirmeden başarı ne yazık ki biraz zor.
Önce Liderlik ve Kültür
Çevik bir organizasyon oluşturmanın ilk adımı, liderlik ve kültür değişikliğini benimsemek. Üst yönetim, çevik prensiplere olan bağlılıklarını göstermeli ve organizasyon genelinde bir çevik kültürü teşvik etmeli. Liderler, ekiplerine esneklik, sürekli öğrenme ve hızlı adapte olma kültürünü aşılamalı.
Ekipler ve Eğitim
Çevik bir organizasyon, çeşitli yeteneklere ve bakış açılarına sahip çapraz fonksiyonlu ekiplerden oluşmalı. Bu ekipler, hızlı kararlar alabilir ve sorunlara proaktif bir şekilde yaklaşabilir. Çeviklik eğitim programları, ekiplerin çevik prensipleri anlamalarına ve uygulamalarına yardımcı olabilir.
İletişim ve İş Birliği
Çevik bir organizasyon, açık iletişimi teşvik etmeli ve işbirliğini destekleyen araçları benimsemeli. İletişim platformları, projelerin ilerlemesini paylaşmak, geri bildirim almak ve ekipler arasında etkileşimi artırmak için kullanılabilir. Proje yönetimi araçları da çevik metotları uygulamak için kullanışlıdır. Mümkünse ekiplerin günlük olarak yüz yüze bir araya gelebilmesi sağlanmalı.
Sprint ve İterasyon
Çevik metodolojiler, belirli aralıklarla tekrarlanan kısa süreli çalışma döngülerini içerir. Bu döngüler, sprint veya iterasyon olarak adlandırılır. Organizasyonlar, projeleri bu kısa süreli döngüler içinde planlamalı, uygulamalı ve değerlendirmeli. Bu, esneklik sağlamanın yanı sıra hızlı geri bildirim almayı da mümkün kılar.
Müşteri Geri Bildirimi
Çevik bir organizasyon, müşteri geri bildirimlerine büyük bir önem vermeli. Müşterilerin taleplerini anlamak ve onlara değerli çözümler sunmak, çeviklikte kritik bir faktördür. Gerçek zamanlı müşteri geri bildirim mekanizmaları ve düzenli geri bildirim toplama süreçleri kurulması kritik önem taşır.
Sürekli İyileştirme
Organizasyonlar, süreçlerini düzenli olarak gözden geçirmeli ve iyileştirme fırsatlarını belirlemeli. Retrospektif toplantılar ve geri bildirim döngüleri, sürekli gelişmeyi teşvik etmek için kullanılabilir.
Koçluk ve Mentorluk
Çevik bir dönüşüm sürecinde, çalışanlara çevik metodolojileri ve prensipleri öğreten eğitim programları uygulanmalı. Ayrıca, çevik koçluk hizmetleri, ekiplerin ve liderlerin çevik yaklaşımı benimsemelerine yardımcı olabilir.
Ölçme ve Değerlendirme
Çevik bir organizasyon, performansı ölçmek ve değerlendirmek için uygun metrikleri en baştan belirlemeli. Bu metrikler, projelerin ilerlemesi, müşteri memnuniyeti ve ekip verimliliği gibi çeşitli alanları kapsamalı. Bu sayede, organizasyon çevikliğini sürdürebilir bir şekilde yönetebilir; gereken güncelleme ve revizeler kolaylıkla yapılabilir.
Bu adımlardan ve aksiyonlardan her biri vazgeçilmez, göz ardı edilemez ve yeri doldurulamaz derecede önemli. Tüm bu çalışmalar uyum içinde bir araya geldiğinde ve aksamadan çalışmaya başladığında çevik bir organizasyon olunabilir. Bu da uzun vadeli bir çalışma demek. Hatta bazı durumlarda var olanı değiştirip dönüştürmekten ziyade, yıkıp baştan yapmaya bile ihtiyaç duyulabiliyor. Bu sebeple böyle büyük çaplı ve organizasyonun yapısını kökünden değiştirecek çalışmalara girişmeden önce ayrıntılı planlama, stratejik ve ölçülebilir hedefleme ile amaca uygun iş süreçleri belirleme kritik.
Bu yazım da dahil olmak üzere, önümüzdeki iki hafta yayınlayacağım iki yazıyla birlikte konuyu uçtan uca işleyen minik bir seriyi tamamlamış olmayı planlıyorum. Bu yazımın da bu kadar genel konulara odaklanmasının sebebi bu oldu. Genel bir giriş yaptık; çevik olmanın anlamını ve temelini gördük. Çevikliğe giden yolda atabileceğimiz çok genel ama somut birkaç adımı inceledik. Önümüzdeki haftanın yazısında çevik organizasyonda liderliği ve ekip yönetimini ele alacağım yazıyla buluşuncaya dek, hoşça kalın.
Kaynaklar
https://www.acmagile.com/blog/cevik-organizasyon
https://hbrturkiye.com/storage/doc/acm/acm-sayi-1.pdf
https://agilemanifesto.org/iso/tr/manifesto.html
https://open101.blog/2021/01/12/cevik-calisma-modeli-cevikligin-12-prensibi/
