Bilgi edinme ve elde ettiğimiz bilgiyi anlayarak içselleştirme süreci, insanlar olarak içinde var olduğumuz çevreyi ve dünyayı anlamlandırabilmek ve kendimizi geliştirebilmek için kritik öneme sahip. Gazeteciliğin temelini oluşturan “5N1K” tekniği gerek bilgi edinmek gerekse bu bilgiyi başkalarına iletmek için kullanılan en önemli teknik. 5N1K’yı oluşturan soruları tek tek ele aldığımızda bunun nedenini açıkça görebiliyoruz; çünkü “ne”, “nerede”, “ne zaman”, “neden”, “nasıl” ve “kim” sorularının cevapları bir olayı veya problemi her açıdan ele alabilmemizi sağlıyor. Yani yaşanan herhangi bir olayı olabilecek her açıdan sorgulayarak herhangi bir karışıklığa mahal vermeyecek şekilde anlayabiliyoruz. Bu anahtar soruları sorduğumuzda konuyu tamamıyla anlayarak bilgiyi verimli bir şekilde iletmiş oluyoruz.
Verdiğim eğitimlerde katılımcılardan ve danışmanlık hizmeti verdiğim kurumlardaki yetkililerden özellikle problem çözme konusunda atılacak ilk adımlar hakkında çeşitli sorular alıyorum. Bazen liderler aniden ortaya çıkan problemlerle başa çıkarken zorlandıklarını belirtiyorlar. Cevabım genellikle 5N1K yöntemini kullanın oluyor. Çünkü yüksek stresli durumlarda ve acilen çözülmesi gerek sorunlarla karşılaşıldığında sükûnetimizi korumak her zaman kolay olamayabiliyor. Bu yüzden belirli bir yöntem ve çizilmiş bir yol haritası üzerinden ilerlemek hem problemi ayrıntılı bir şekilde anlamanıza hem de metodolojik bir şekilde çözüm üretmenize yardımcı olacak.
5N1K’nın 5N’si
5N1K’nın 5N’si “ne”, “ne zaman”, “nasıl”, “nerede” ve “neden” sorularından oluşuyor. Yukarıda da belirttiğim gibi bir olayı etraflıca kavrayabilmek için sorduğumuz bu anahtar sorular sayesinde bilgiyi çok daha etkili bir şekilde iletebiliyoruz. Gelin bu soruları ve özelliklerini birlikte inceleyelim.
Ne?
Bir olayın veya konseptin özünü kavrayabilmek için en önemli sorulardan biri “ne” sorusudur. Olayın temel niteliklerini, özgünlüğünü ve özelliklerini bu sorunun cevabında bulabiliriz. Sorun nedir? Problemin boyutu nedir? Sorunu veya konuyu anlayabilmek ve boyutu ile etki alanını çerçevelendirebilmek için soracağımız ilk soru bu olmalı.
Ne Zaman?
Olayın ne zaman olduğunu, problemin ne zaman ortaya çıktığını veya çözümle ilgili genel bir zaman aralığı belirlemek için bu soruyu kullanabiliyoruz. Bu sorunun cevaplandırılmasıyla hem problemi nasıl çözeceğimizi daha rahat planlayabiliyoruz hem de eğer problemin ortaya çıktığı zamanın bir özelliği olup olmadığını da öğrenebiliyoruz. Şöyle ki zamanlamayı doğru bir şekilde inceleyip analiz ettiğimizde süreçlerde yaşanan daha büyük bir problemi veya aksaklığı da keşfedebiliriz.
Nasıl?
Olayın ya da problemin işleyişini anlamak için soracağımız soru nasıl olmalı. Çünkü bu sorunun cevabını aldığımızda problemin meydana geliş biçimini ve etkili faktörleri kolaylıkla anlayabiliriz. Bu noktada problemin nasıl fark edildiğini, işletmeyi ve süreçleri nasıl etkilediğini ve onunla nasıl başa çıkacağımızı da keşfedebiliriz.
Nerede?
Problemin nerede ortaya çıktığını, olayın nerede yaşandığını öğrenebilmek için nerede sorusunu sormalıyız. Bu soru kapsamında problemin ortaya çıktığı yerin bir özelliği olup olmadığını ve mekân bağlamında bu problemin başka yerlerde ortaya çıkıp çıkamayacağını da kestirebiliriz. Aynı şekilde problemin nerde çözüleceğini de bu soru kapsamında belirleyebiliriz.
Neden?
İşte problem çözmede soracağımız en önemli soru! Problem neden ortaya çıktı? Problemin ortaya çıkmasında etkili olan sebep-sonuç ilişkilerini anlamak, neden bu problemi daha önce fark edemediğimizi ve bugüne kadar neden problemin çözüme kavuşmadığını bu soruyla derinlemesine ele alabiliriz.
Peki 1K Nedir?
Kim?
Sanıyorum soracağımız sorular arasında en kapsamlı olanı “kim” sorusu. Çünkü bu soruyla problemin meydana gelmesinde rol oynayan aktörleri ve departmanları, çözümün planlanmasında etkili olacak kişi ve gruplar ile gelecekte benzer bir problemin yaşanasını engelleyecek kişileri belirleyebiliriz. Burada dikkat çekmek istediğim konu, problemin ortaya çıkmasında rol oynayan aktörleri cezalandırmak için belirlemekten ziyade; problemi yaratan bilgi, tecrübe ve dikkat eksikliğinin giderilmesini amaçlamak olacak. Çünkü bu kişilerin sahip olmadığı bilgiyi veya çeşitli yöntem ve teknikleri onlarla da paylaşarak sadece problemi çözmekle kalmayacak; aynı zamanda gelecekte benzer bir problemin yaşanmasını da önleyebileceğiz.
Kavramlarımızı tanımlayıp kısaca bu sorulardan nasıl faydalanacağımıza değindikten sonra bir örnek üzerinden ilerleyerek konuyu daha ayrıntılı bir şekilde açıklamak istiyorum. Örneğin ürünleriniz müşterilerinize zamanında ulaşmıyor. Bu problemi 5N1K tekniğiyle nasıl ele alabilirsiniz?
· Ne: Problem nedir? Tedarik zincirindeki problem nedir? Bir ürünün tedarik zincirinde geçtiği aşamalar nelerdir? Bu soruları cevaplandırarak yapılan her işlemin detaylı bir haritasını çıkarabilirsiniz. Bu harita size sürece geniş bir perspektiften bakma fırsatı sunacak ve problemin tam olarak ne olduğunu anlamanıza yardımcı olacak.
· Ne Zaman: Teslimat gecikmeleri ne zaman başladı? Problemi ne zaman fark ettik? Problem sürekli mi yoksa belirli dönemlerde mi ortaya çıkıyor? Bu soruları sorduğunuzda çözüme giden yolda önemli bilgilere sahip olacaksınız. Çünkü bazı işletmelerde bu tarz gecikmeler süreklilik arz edebiliyor. Kimi işletmeler için de mesela Black Friday gibi etkinliklerin olduğu dönemlerde ortaya çıkabiliyor. Bu iki problem farklı şekillerde çözülebilir; dolayısıyla çözüm yöntemlerini araştırırken bu bilgiye sahip olmak kritik öneme sahip.
· Nasıl: Üretim hattındaki süreç nasıl işliyor? Depolama ve taşımacılık süreçleri nasıl ilerliyor? Üretim hızını ve üretim kapasitesini nasıl değerlendirebiliriz? Bu sorularla da süreçlerin işleyiş biçimlerini öğrenerek problemin kaynaklanması olası noktaları belirleyebiliyoruz. Nasıl sorusu ne sorusuna da bağlantılı bir şekilde ilerliyor; çünkü ne sorusunda bir ürünün geçtiği aşamaları bütünsel olarak görüyoruz; ancak nasıl sorusunda işlemlerin nasıl yapıldığını daha detaylı bir şekilde ele alıyoruz.
· Nerede: Problem nerede ortaya çıktı? Teslimat gecikmeleri hangi aşamada yaşanıyor? Problem üretim alanında mı depolamada mı yoksa dağıtımda mı gerçekleşiyor? Bazen teslimat problemleri yalnızca ideal olmayan depolama türü nedeniyle gerçekleşiyor bile olabilir. Ancak nerede sorusunu sorup cevabını almadığımızda bütün süreci ve tüm tesisi gözden geçirirken büyük bir zaman ve iş gücü kaybı yaşayabiliriz. Bu yüzden sorunun kaynaklandığı yeri spesifik olarak belirlemek işimizi oldukça kolaylaştıracak.
· Neden: Ürünlerinin gecikmesinin nedeni ne olabilir? Teslimatın gecikmesini etkileyen nedenler neler olabilir? Üretimdeki hatalar, lojistik aksamalar veya tedarikçi problemleri olabilir mi? Kısacası bu problemle karşılaşmamızın temel nedeni nedir? Bir problemin ortaya çıkmasını etkileyen bileşenleri bir arada inceleyerek çok daha hızlı çözüme ulaşabiliriz.
· Kim: Tedarik zincirinde hangi aktörler yer alıyor? Üretim ve lojistik ekibi kimlerden oluşuyor? Lojistik ve dağıtım tedarikçilerimiz kimler? Bu soruyla da daha önce de belirttiğim gibi suçlamak ve cezalandırmak için değil; bilgi eksikliğini veya planlamada yaşanan aksaklıkları çözebilmek için soracağımız bir soru bu. Böylece odaklanmamız gereken kişileri ve departmanları belirleyerek hedefli bir araştırma yapabiliriz.
Yani bir problemin tanımlanmasından analizine, mevcut durumun tespit edilmesinden hangi aksiyonların alındığına kadar, problemin çözümünde süreci bütüncül olarak ele almanın en verimli yöntemlerinden biri 5N1K’dır. Bu teknikle problemle ilgili birçok veriye sahip olarak bu verilerin analiz edilmesi aracılığıyla çözüme yaklaşabiliriz. Aynı zamanda özellikle değinmek istiyorum ki 5N1K oldukça esnek soruların stratejik bir biçimde bir araya gelmesinden oluşur. Dolayısıyla birçok farklı konuda, pek çok farklı problemin çözümlenmesinde kullanılabilir. Ancak bu teknikten faydalanırken dikkat edilecek en önemli nokta, sorulan sorulara tamamen gerçeklere dayanarak cevap verilmesi zorunluluğudur. Eğer sorulan sorulara tamamen dürüst bir şekilde cevap verilmezse problemin kökenini ve en etkili çözüm yöntemini ortaya çıkarmak mümkün olmayacaktır. Bu da bizi “kim” sorusunda dikkat çektiğim cezalandırma ve suçlama konusuna döndürüyor. Kurum kültürünüz, istemeseniz dahi, hataları düzeltmek yerine cezalandırma ve önceliğin suçlama olduğu bir kültürse, çalışanlarınızın her zaman gerçekleri olduğu gibi ortaya koyması daha zor olabilir. Bu nedenle kurum kültürünüzün de gerek meydana gelen sorunları çözmek gerekse gelecekte yaşanacak problemleri minimize etmek için gözden geçirilmesi gerekir. Eğer şirket içindeki kültür insan kaynakları departmanınızın kâğıt üzerinde belirlediği prensipleri yansıtmıyorsa, odaklı bir çaba ile kültürü de ele almalısınız.
5N1K yöntemi sadece operasyonlarda meydana gelen problemler değil; proje yönetimi, ürün geliştirme ve süreç iyileştirmede de etkili bir şekilde kullanılabilir. Aynı şekilde tedarikçi, lojistik ve dağıtım partnerlerinin seçiminde dahi bu teknikten faydalanabiliriz. Çünkü bu teknik, problemlerin temelini anlamaya ek olarak gelişim alanlarımızı da ortaya koyabilir.
Sonuç olarak bu çok yönlü, doğru kullanıldığında çok etkili ve aslında uygulaması oldukça kolay olan bu yöntem sayesinde problem çözme süreçlerinizi kolaylaştırarak, zamanınızı çok daha etkin bir şekilde kullanarak verimliliğinizi artırabilirsiniz. Son olarak vermek istediğim tavsiye, herhangi bir sorunla karşılaştığınızda yapabileceğiniz en iyi şey sakin kalmak. Unutmayın 5N1K her zaman yanınızda; problemlerle başa çıkabilecek araçlara ve yetkinliğe sahipsiniz. Yapmanız gereken sükûnetinizi koruyarak planlı ve metodolojik bir biçimde problemi ele alarak çözüme giden yolda ilk adımı atmak. Herkese harika bir gün ve verimli çalışmalar dilerim.
Kaynaklar
https://en.wikipedia.org/wiki/Five_Ws
https://tr.linkedin.com/pulse/problem-çözme-teknikleri-5n-1k-serdar-yildirim-mba
https://www.iienstitu.com/blog/5n1k-nedir-bu-yontem-nasil-kullanilir
