Hızla gelişen teknoloji, öngörülemeyen oyuncuların pazara girişi, çevre koşullarındaki ani değişiklikler şirketlerde yeni ürün devreye alma ve değişiklik yönetimi sürecinin önemini artırdı. Aynı zamanda kendi sektörlerinde global oyuncu olmak isteyen şirketler bu konuda kendilerini iyileştirerek rekabette önemli avantajlar kazandılar. Bu şirketler proje devreye alma sürelerini kısalttıkları gibi, süreç içindeki israfları azalttılar ve etkin iletişim sağlayarak başarılı kriz yönetme yetkinliklerini artırdılar.
Etkin proje yönetme yöntemlerinden birisi de yalın felsefe temellerine oturtularak geliştirilmiş olan Obeya’dır. Eğer proje bazlı bir sektörde çalışıyorsanız Obeya etkin bir şekilde projeyi yönetmeniz dışında size kaynakların etkin kullanımı, şirket içi iletişimin iyileştirilmesi, problem çözme yetkinliğinin geliştirilmesi, şirket hafızasının oluşturulması gibi konularda da destek olur.
Obeya’nın diğer proje yönetimlerine göre avantajları;
- Ekip olarak hedefler doğrultusunda hareket etmek
- Teknik uzmanlar ile hızlı karar almak
- Ürünün ne olması gerektiği konusunda ekip uyumunu sağlamak
- İşlevler (fonksiyonlar) arasında entegrasyon ve iş birliği oluşturmak
- Sorunları erken belirlemek
- Fonksiyonlar arası problemleri çözmeyi kolaylaştırmak
Obeya tüm bunları sağlamak için büyük bir odada proje hedeflerini görselleştirir. Ekip toplantıları bu odada yapılır. İlgili fonksiyonlar kendi Obeya panolarına bu büyük odadaki ana Obeya panosundan veri alırlar.
Ortak anlayışı ve proje takibini kolaylaştıran ve Obeya panolarında bulunan bu veriler;
Ana Obeya panosu
- Proje kavramsal içeriğinin görsel özeti (Müşteri ile mutabık kalınan kavramsal içerik)
- Proje performansını ölçmek için kullanılacak metrikler
- Gecikmeleri ve problemleri tespit edebilmek için ana proje programı
- Müşteriye sunulacak metrikler
- Projeyi etkileyen problemler/çözümü/ilgili
- Proje mihenk taşlarına göre planlanan/gerçekleşen durumu
Fonksiyonlardaki Obeya panoları
- Proje performans kriterleri
- Proje planına uyum için kişi bazında kaynak planı/gerçekleşme durumu
- Ana Obeya panosundan gelen problemler/çözümü/ilgili
- Problemlerin çözülme planı/gerçekleşen
Obeya’da dikkat edilmesi gereken bazı hatalar;
- Bütün postitler sarıdır, hiç kırmızı (problem olduğunu gösterir) postit yoktur.
- Kırmızı, yeni normaldir, problemler sahiplenilmemiş ve zamanında çözülmemiştir
- Sorunlar dile getirildiğinde sahip çıkan olmaz.
- Programda neyin önemli olduğu konusunda mutabakat yoktur
- Bilgiler güncellenmez
- Obeya odasındaki verilere sadece toplantı esnasında bakılır
- Görsel olan sadece proje planıdır
- İnsanlar toplantı esnasında başka şeylerle uğraşır
- İnsanları etkin problem çözümüne dahil etmek yerine insanları kontrol etmek için kullanılır
- Üst yönetim katılamadığında diğer katılımcılar aksiyonları dikkate almaz
Obeya’yı etkin olarak kullanmak için tavsiyeler
Aksiyonları kolay ve anlaşılır tanımlayın
Aksiyonları yazmadan kendinize şunları sorun;
- Başkalarıyla neleri paylaşmam gerekiyor?
- Benim yetiştirmeyeceğim planlı işler neler?
- Mevcut iş yüküne ve yetkinliğime göre çözemeyeceğim sorunlar neler?
- Sizin bakış açınızdan başkalarının neye ihtiyacı var?
- Müşteri metriklerinde olası riskler var mı?
- Başkalarından hangi bilgileri almalıyım?
Verileri iki metre mesafeden görülebilecek büyüklükte yazın
Ürünü görselleştirin; modeller, teknik resimler, fotoğraflar, CAD modelleri vb.
Sorunları daha önce görmek için risk analizi yapın
Plan ilerledikçe gelişim bilgilerini ve görsellerini herkesin ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde ayarlayın.
Hedeflere ulaşabilmek için alternatif üretim rotaları oluşturun
Sorunlara dikkat çekmek için aynı andonu kullanın
Periyodik olarak iyi giden ve kötü giden prosesleri gözden geçirin, iyi uygulamaları yaygınlaştırın
Toplantı katılımlarının gelişim için koçluk yaparak bazı insanların öne çıkmasına izin verin
Motivasyonu artırmak için iyi uygulamaları takdir edin
Obeya ile öğrenerek gelişmeye devam edin;
- Sorunların çözümlerini şirket hafızanıza kaydedin
- İyi uygulamaları sisteme dahil edin
- Toplantı esnasında yeni yeteneklerini keşfettiğiniz çalışanlara kariyer fırsatı tanıyın
- Şirket kültürünün gelişimi için katılımcı değerleri gözlemleyin
- Projelerin akışını engelleyen proses, organizasyon ve kişileri gözlemleyip yeniden yapılandırın
Proje yönetimi sadece teknik operasyonların yönetimi değildir. Proje yönetiminde liderlik davranışları da en az teknik bilgi kadar gereklidir. Obeya proje yönetim sistemi hem liderlik davranışlarını hem de operasyon sistemlerini içerir.
Bir Obeya yönetim sistemi şunları içerir;
- Planlanan/Gerçekleşen takibi
- Gerçekleşen planlanandan saptığında sorunların belirlenmesi
- Etkili iletişim sorunlarının giderilmesi
- Mevcut ve olası sorunlara etkili biçimde yanıt vermek ve çözmek
Değer akışı (VSM) nasıl ki süreç geliştirme ve iyileştirmenin temel unsuru ise da Obeya da yalın ürün geliştirmenin unsurudur. Geleceğimizi belirleyecek yeni ürünler geliştirmeye ve devreye almanın anahtar uygulamasıdır. Obeya ile ürün devreye alırken proseslerinizi, çalışanlarınızın yetkinliklerini ekip ile gözden geçirme fırsatı yakalarsınız. Bugünün ürününü geliştirirken yarın daha başarılı olmak için sisteminizi yeniden yapılandırırsınız. Nasıl akarsu bir geçtiği yerden bir yere geçmez ise obeya ile ürün devreye almayı sistemine dahil eden bir firmada akan bir su gibi gelişimini sürekli kılar.
