Günümüz iş dünyasında çevik olmak, başarının anahtarlarından biri haline geldi. 🌍 Bu yazıda, çevikliğin temel taşlarına ve bu kavramın iş dünyasındaki önemine derinlemesine bir bakış atacağız. Çeviklik, sadece bir metodoloji değil, aynı zamanda bir zihniyet, bir kültürdür. Peki, bu dinamik dünyada çevik olmak ne anlama geliyor ve bunu nasıl başarabiliriz? 🤔 İşte bu soruların cevaplarını, iş dünyasının hızla değişen ihtiyaçlarına ayak uydurmanın yollarını keşfederken bulacağız.
Bu makalede, Scrum, Kanban, Lean ve Kristal gibi çeşitli çevik metodolojileri tanıyacak, her birinin benzersiz özelliklerini ve iş dünyasına nasıl entegre edilebileceğini inceleyeceğiz. 📈 Her metodoloji, kendine has avantajlar sunar ve farklı iş ortamlarında farklı ihtiyaçlara cevap verir. Sizin için en uygun çeviklik yaklaşımını nasıl seçeceğiniz konusunda size yol göstermeyi amaçlıyoruz.
Çevikliğin sadece bir süreç yönetimi aracı olmadığını, aynı zamanda bir düşünce tarzı olduğunu göreceğiz. 🌟 Ekiplerin daha uyumlu çalışmasını, iş birliğini ve hedeflere ulaşmada daha etkin olmasını sağlayan bu yaklaşım, iş dünyasında nasıl bir dönüşüm yaratabilir? Makale boyunca, çevikliğin temellerini, uygulamalarını ve işletmelere sağladığı avantajları keşfedeceğiz. Böylece, çevikliği iş dünyasında başarıya ulaşmanın bir anahtarı olarak göreceğiz. 🚀
Çeviklikte ileri seviye uygulamalar dediğimizde akla gelen ve şu anda pek çok teknoloji şirketi ile çok uluslu büyük şirketlerin yaptığı birkaç çok önemli metodolojiden bahsediyoruz aslında. Tahmin edebileceğiniz gibi çeviklikte de tek beden herkese uymuyor; hatta tek bir proje yönetim şekli aynı organizasyon içindeki farklı proje ve takılara da uymayabiliyor. Bu yüzden tıpkı tüketici davranışlarına ve Pazar koşullarına uyum sağladığımız gibi eldeki projelerin gerekliliklerine ve ekiplerin dinamiklerine uygun metodolojiyi seçmek gerek.
Bu yazıda en önemli gördüğüm 4 temel metodoloji üzerinde duracağız:
1. Scrum
2. Kanban
3. Lean
4. Kristal
Bu metodolojiler ve proje yönetim biçimleri organizasyon içinde ekibe ve ekibin yaptığı işe göre şekillendirilerek uygulamaya konacak. Başarı hikayelerini görüyorsunuzdur; özellikle sektör dergilerinde başarılı uygulamalar sık sık incelenir ve uygulayıcılarla röportajlar yapılarak konu detaylandırılır. Böyle bir yayınla karşılaştığınızda ilk tepkiniz “Hemen biz de aynısını yapalım.” olabilir; ben bu tepkiyi oldukça doğal karşılıyorum. Neticede o yöntem çalıştığı için başarı hikayesine dönüştü. Ancak sizin organizasyonunuzdaki ekipler arası ilişkiler, ekiplerin kendi arasındaki dinamikleri, yaptığınız iş, öncelikleriniz, ürünleriniz… Bunların tamamı sizin uygulamanızda neyi nasıl yapmanız gerektiğini belirleyecek. Dolayısı ile evet çeviklik hızla ilgili; fakat önce bu bakış açısını oturtabilmek için biraz zaman harcamak gerek. Bir kere deyim yerindeyse sistemi oturttuktan sonra hız kazanabilirsiniz. Bunları söylememin nedeni de şu; benim bu yazıda bahsedeceğim uygulamaları oldukları gibi alıp organizasyonunuzu bu kalıplara sığdırmaya çalışmanızı önlemek. Bu yazıdan temel bilgiyi alın, çerçeveleri ve sınırları görün; gerisini kendinize en uygun şekilde baştan kurgulayın. Emin olun ayakları çok daha sağlam yere basan, çok daha etkili bir uygulama olacaktır.
SCRUM
Scrum, çevik uygulamaların en yaygın kullanılan ve etkili metodolojilerinden biridir. Proje yönetme, geliştirme ve teslimat süreçlerini hızlandırmayı amaçlayan Scrum, özellikle değişen müşteri ihtiyaçlarına adapte olma yeteneği ile öne çıkar. 1990’ların ortalarında, Ken Schwaber ve Jeff Sutherland tarafından geliştirilen bu metodoloji, esnek ve adaptif bir süreçle kompleks projeleri yönetmeyi amaçlar.
Scrum, çevik bir projeye başlamak ve yönetmek için etkili bir yöntem sunar. Ancak, her proje farklıdır ve Scrum’ın doğru şekilde uygulanabilmesi için esnekliğe ve adaptasyona ihtiyaç duyar. Bu nedenle, ekiplerin ihtiyaçlarına uygun bir şekilde Scrum’ı özelleştirmeleri önemlidir.
Scrum’ın Temel Prensipleri
Scrum, belirli prensiplere dayanır ve bu prensipler çevik bir proje yönetimi yaklaşımını destekler:
· Sık İterasyonlar (Sprints): Scrum, projeyi küçük, yönetilebilir parçalara bölen bir iteratif yaklaşımı benimser. Bu parçalar, genellikle “Sprint” adı verilen belirli bir süre içinde tamamlanır. Her Sprint, bir öncekine göre daha işlevsel bir ürün ortaya çıkarmayı hedefler; genellikle 2-4 hafta sürer.
· Sürekli İyileştirme: Scrum, sürekli iyileştirmeyi teşvik eder. Her Sprint sonunda, ekip bir Retrospektif toplantısı düzenleyerek, işleyişlerini değerlendirir, başarıları ve iyileştirme fırsatlarını belirler. Bu, ekiplerin performanslarını sürekli olarak artırmasına yardımcı olur.
· Esneklik ve Değişime Hızlı Uyum: Scrum, değişen müşteri ihtiyaçlarına ve pazardaki koşullara hızla adapte olma yeteneği ile bilinir. Her Sprint başında, ürün sahibi ve geliştirme ekibi, öncelikleri gözden geçirir ve gerektiğinde öncelikleri yeniden belirleyebilir. Günlük toplantılar ve düzenli retrospektifler, ekip üyelerinin birbirleriyle ve paydaşlarla açık bir iletişim kurmalarını sağlar. Bu da değişen koşullara uyumu hızlandırır.
Scrum Uygulama Süreci
Scrum’ın genel hatlarına ve varlıkları ile rollere baktıktan sonra Scrum’ın nasıl uygulandığına, yani Scrum sürecinin işleyiş sürecine de bakmak gerekiyor:
1. Product Backlog Oluşturma:
Proje başlangıcında, ürün sahibi ve paydaşlar, ürün gereksinimlerini içeren bir liste oluşturur. Bu liste, Product Backlog’u oluşturur ve önceliklendirilir. Bu, projenin genel vizyonunu yansıtmalıdır.
2. Sprint Planlaması:
Her Sprint başında, ürün sahibi ve geliştirme ekibi, Product Backlog üzerinden öncelikli görevleri seçer ve bu görevleri tamamlamak için bir plan yapar. Bu plan, Sprint Backlog’u oluşturur.
3. Günlük Scrum Toplantıları:
Her gün düzenlenen kısa ve odaklı Daily Scrum toplantıları, ekibin günlük ilerlemesini değerlendirmelerine ve engelleri paylaşmalarına olanak tanır.
4. Sprint İlerlemesi ve Retrospektif:
Sprint boyunca, geliştirme ekibi Sprint Backlog’u üzerinden çalışır ve bir ürün ortaya çıkarır. Sprint sonunda, Retrospektif toplantısı ile ekip performansını değerlendirir ve iyileştirme fırsatları belirler.
5. Sürecin İyileştirilmesi:
Retrospektiflerde belirlenen iyileştirme fırsatlarına dayanarak süreç sürekli olarak geliştirilir.
Tüm bu planlama ve çalışmalar Scrum metodolojisinin doğru bir şekilde çalıştırılması ve organizasyon için fayda yaratması için elzem. Dolayısıyla hiçbir adımda yolu kısaltma veya bazı aksiyonlardan ödün verme söz konusu olmamalı. İdeal bir şekilde uygulandığında ve ona gereken önem verildiğinde Scrum da beklentilerinizi karşılayacak ve emeklerinizi ödüllendirecektir.
KANBAN
Kanban, çeviklik prensiplerine dayalı bir iş yönetim ve süreç optimizasyonu uygulamasıdır. İlk olarak Toyota’nın üretim süreçlerinde kullanılan bir yöntem olarak ortaya çıkan Kanban, zaman içinde yazılım geliştirme, proje yönetimi, pazarlama ve daha birçok alanda uygulanmaya başlandı.
Kanban’ın Temel Prensipleri
Kanban felsefesinde 4 temel prensiple iş akışı optimizasyonu sağlanır ve iş takibi yapılır:
· Görsel İş Akışı: Kanban, iş akışını görsel olarak temsil eden bir tahta kullanır. Bu tahta, genellikle “Yapılacak”, “Yapılıyor”, ve “Yapıldı” sütunlarından oluşur ve her sütun bir işin son durumunu temsil eder.
· Sınırlamalar: Her sütuna belirli bir iş miktarı atanır. Bu, ekiplerin her aşamada aynı anda üzerinde çalışabilecekleri iş sayısını sınırlar. Bu sınırlar, iş akışındaki aşamalar arasındaki dengeyi sağlar.
· İş Kartları: Her iş, tahta üzerinde bir kart olarak temsil edilir. Kartlar, işin adını, tanımını ve üzerinde çalışan kişileri içerebilir. İşin durumu değiştikçe kartlar sütunlar arasında hareket eder.
· Esneklik ve Adaptasyon: Kanban, değişen şartlara hızlı adapte olma yeteneği ile öne çıkar. Yeni iş öğeleri kolayca eklenip, öncelik sırası değiştirilebilir ve iş akışı sürekli olarak optimize edilebilir.
Kanban Uygulama Süreci
Kanban uygulama adımlarında da Scrum’a benzer şekilde işlerin listelenmesi, projenin genel çerçevesinin belirlenmesi ve sürekli gelişim söz konusudur:
1. İş Akışını Belirleme:
İlk adım, projenin ya da işin akışını belirlemektir. Bu, başlangıçtan bitişe kadar olan tüm aşamaları içermelidir.
2. Tahta Oluşturma:
Görsel bir tahta oluşturularak iş akışındaki aşamaları sütunlar olarak tanımlanır. Genellikle, “To-Do”, “In Progress”, “Testing”, “Done” gibi sütunlar kullanılır.
3. Limitleri Belirleme:
Her sütuna bir limit atanır. Bu limit, belirli bir aşamada aynı anda üzerinde çalışılabilecek maksimum iş sayısını belirler.
4. İş Kartlarını Oluşturma:
Her iş öğesini temsil eden kartlar oluşturulur. Kartlar, işin adı, tanımı, tahmini süresi ve üzerinde çalışan ekip üyelerini içermelidir.
5. İş Akışını Yönetme:
İşlerin durumlarına göre kartları sütunlar arasında hareket ettirilir. Bu, ekip üyelerinin iş akışını takip etmelerini ve her aşamadaki iş miktarını kontrol etmelerini sağlar.
6. Sürekli İyileştirme:
Belirlenen periyotlarda (örneğin, haftalık ya da aylık), iş akışını ve performansı değerlendirilir. İyileştirme fırsatları belirleyerek süreç optimize edilir.
Özellikle karmaşık ve pek çok departmanın birlikte uyum içinde çalışmasını gerektiren bir proje söz konusuysa Kanban metodolojisi oldukça işinize yarayacak. Aynı zamanda Kanban yöntemini sadece ekipler için değil; kendi işlerinizi planlarken de kullanabiliyorsunuz. Süreç aynı işliyor; tek fark bir projenin çerçevelenmesi yerine günlük, haftalık veya aylık işlerinizin çerçevede yer alması. Eğer düz bir yapılacaklar listesi ile çalışmakta ve önceliklerinizi belirlemekte zorlanıyorsanız Kanban’a bir şans vermenizi tavsiye ederim.
LEAN
Lean yönetim de tıpkı Kanban gibi, özünde, Toyota Üretim Sistemi’nden (Toyota Production System- TPS) türetilen ve iş süreçlerinde sürekli iyileştirmeyi hedefleyen bir yaklaşımdır. Bu metodoloji, iş akışını optimize etmek, müşteri değerini en üst düzeye çıkarmak ve israfları azaltmak amacıyla geliştirilmiştir. Lean yönetim Kanban’ı da içeren çeşitli araçlarla yapılır.
Lean’in Temel Prensipleri
Lean’in temeli tüm fazlalıklardan ve gereksiz uygulamalardan arınmak ve değer yaratmak odağıyla mükemmele en yakın pratikleri benimsemektir:
· Değer: Lean Çeviklik, iş süreçlerinin odak noktasını müşteri değerine yerleştirir. Değer, müşterinin bir ürün ya da hizmet için ödemeye istekli olduğu şeydir.
· Değer Akışı Haritalama: Değer akışı haritalama, iş süreçlerini baştan sona görselleştirmek ve israf noktalarını belirlemek için kullanılır. Bu sayede süreçlerdeki kayıplar daha net bir şekilde görülebilir.
· Akıcı İş Süreci: İş süreçlerinde akışı artırmak ve aksaklıkları azaltmak için çaba sarf edilir. İşler, mümkün olan en düşük gecikme süresiyle sürekli olarak akar.
· Çekme Sistemi: Üretim ya da iş süreçleri, müşteri talebine bağlı olarak ilerler. Yani, bir iş aşamasında yeni iş başlamadan önce, bir önceki aşama tamamlandığında başlar.
· Mükemmeliyet Arayışı: Lean Çeviklik, sürekli iyileştirmeye vurgu yapar. Süreçlerdeki israfları azaltmak, verimliliği artırmak ve mükemmeliyeti hedeflemek önemlidir.
Lean Uygulama Süreci
Lean felsefesi aşağıdaki adımlar çerçevesinde uygulanır:
1. Değer Akışı Analizi:
İş süreçlerini baştan sona görselleştirerek, değerli ve değersiz adımlar belirlenir. Bu, israfları tespit etmenize ve müşteri değerini artırmanıza yardımcı olur.
2. Kanban Uygulaması:
İş akışını görselleştirmek ve işleri akıcı hale getirmek için Kanban kartları kullanılır. İşleri bir sütundan diğerine taşıyarak sürecin akışı daha kolay sağlanır.
3. Sürekli İyileştirme Döngüsü:
Değer akışı haritalama, Kanban uygulaması ve diğer araçlarla sürekli iyileştirmeyi sağlamak adına düzenli geri bildirim döngülerini uygulanır.
4. Çekme Sistemi Uygulaması:
İşleri müşteri talebine bağlı olarak başlatma ve tamamlama sürecini optimize ederek çekme sistemi uygulanır.
Lean uygulaması, iş süreçlerindeki verimsizlikleri azaltmak, müşteri değerini en üst düzeye çıkarmak ve sürekli iyileştirmeyi sağlamak isteyen organizasyonlar için güçlü bir araçtır. Bu metodoloji, değeri en üst düzeye çıkarmak ve israfları en aza indirmek için ekipleri sürekli olarak teşvik eder.
KRİSTAL (CRYSTAL) ÇERÇEVESİ
Crystal, ilk olarak yazılım geliştirme süreçlerini iyileştirmek için kullanılmış bir çerçevedir. Alistair Cockburn tarafından oluşturulmuş olan bu çerçeve, farklı ölçeklerdeki projelere ve ekiplere uyarlanabilen bir dizi prensipten oluşur. Crystal, bir dizi renkte (örneğin, Crystal Clear, Crystal Orange, Crystal Yellow) farklılaşan çeşitlere sahiptir, her biri belirli bir proje türü ve ekibin ihtiyaçlarına uyacak şekilde adapte edilebilir.
Kristal Renkleri
Kristal çerçevesinde farklı renkler farklı proje türlerini temsil eder ve elinizdeki projenin türüne, boyutuna ve ihtiyaç duyduğunuz olgulara göre içlerinden en uygun olanı seçersiniz:
· Crystal Clear:
Temel İlkeler: Basitlik, doğruluk, yeterlilik.
Proje Ölçeği: Küçük ve orta ölçekli projeler.
Öne Çıkan Özellikler: Sık sık iletişim, sürekli gelişme, müşteri ile yakın iş birliği.
· Crystal Orange:
Temel İlkeler: Göreceli çalışma, risk yönetimi, ölçeklendirilebilirlik.
Proje Ölçeği: Orta ölçekli projeler.
Öne Çıkan Özellikler: Yapılandırılmış iterasyonlar, test odaklı geliştirme, sürekli entegrasyon.
· Crystal Yellow:
Temel İlkeler: Yaratıcılık, iş birliği, etkileşim.
Proje Ölçeği: Büyük ölçekli projeler.
Öne Çıkan Özellikler: Büyük ekipler, paralel gelişme, modüler yapı.
Kristal metodu her ekibin kendi dinamiklerine ve isteklerine göre farklılık gösteren genel bir çerçeveyi oluşturur. Her türlü projeye uyarlanabilen ve yüksek kaliteli çıktılar yaratılmasını mümkün kılan bu metodun asıl temeli ekibi oluşturan insanları merkeze koyan bir bakış açısı. Yani asıl önemli olan iletişim, iş birliği, iyileştirme, gelişim ve sürekli öğrenme. Bu temeller sağlam bir şekilde atıldıktan sonra yinelenebilir ve yenilenebilir süreçler kurgulanarak verimlilik artırılabiliyor; rekabet avantajı sağlayacak yüksek tempolu bir gelişim ve değişen koşullara uyum mümkün oluyor.
Toparlayacak olursak, tüm çeviklik uygulamalarının temelinde sizin de gördüğünüz gibi ekiplerin uyumlu çalışması, iş birliği ve açıkça belirlenmiş hedefler yatıyor. Çeviklik işin içine dahil olana kadar, önceki yıllarda herkes kendi işini yapsın gerisi hallolur bakış açısının hâkim olduğu bir dönem vardı. Zamanla ekiplerin dinamiklerinin ve birlikte çalışmanın yarattığı sinerjiyle çok daha fazla değer yaratılabileceğini gördük. Çeviklik uygulamalarının temeli her ne kadar yazılım sektöründe atılmış olsa da bugün neredeyse tüm sektörlere uygulanabilir durumda. Bazen yaptıkları işe ve yürüttükleri operasyona çevikliği nasıl uyarlayabileceğini tam olarak kestiremeyen liderler ve yöneticilerle karşılaşıyorum. Sorularına cevabım her zaman aynı: biraz yaratıcılık. Biraz yaratıcılıkla çevik bir organizasyon haline gelebilirsiniz. Fakat bazen de zaman ve kaynak kaybetmemek, süreci hızlandırmak için profesyonellerden destek almak gerekebilir. İşte tam da bu noktada gerek en güncel bilgilerle tasarladığım eğitimler gerekse size özel planlama olanağıyla verdiğim danışmanlık hizmetleriyle her zaman destek olmaya hazırım. Tüm sorularınız için bana ayse.gorucu@rahuda.com mail adresinden ulaşabilirsiniz. Çevikliğe giden yolda hepinize başarılar dilerim. Bir sonraki yazımda görüşünceye dek hoşça kalın.
Kaynaklar
https://en.wikipedia.org/wiki/Business_agility
https://www.wrike.com/project-management-guide/project-management-basics/
https://www.altexsoft.com/whitepapers/agile-project-management-best-practices-and-methodologies/
https://appmaster.io/tr/glossary/kristal-yontemleri
https://batuhanakpunar.medium.com/bölüm-4-product-backlog-nedir-de5be53f18c5
