2024’ün bütçesini yaparken geçen yıla göre zorlanacağız dedik. Ancak bu zorlukları yönetmekte işimizi kolaylaştıracak en önemli şey kırılımları derinleşmiş ve süreç odaklı destek verebilen veri analizi. Veri analizi derken 2024 yılının bütçesini ERP simülasyonları ile mi yapmalıyım yoksa değişkeni çok olan 2024 yılına özel sık sık gözden geçirmemi ve simülasyon yapmamı kolaylaştıracak ayrı bir sistem üzerinden mi? Orta ölçekli bir KOBİ iseniz Microsoft Excel ile yapılandırılmış size özel bir uygulama aracılığıyla bunu yapmanızı tavsiye ederim. Bu arada en çok kullanılan veri analizi programlarından üçüncüsünün Microsoft Excel olduğunu söylemeden geçemeyeceğim.
Bu yazıda; bütçe yapılandırılmasında girdilerim, çıktılarım, stratejilerim, simülasyon verilerim ve ekosistem verilerine ulaşma konularında önerilerimi paylaşarak destek olmak isterim. Önce bütçenizi şekillendirirken dikkat etmeniz gereken noktaların üzerinden geçerek başlayalım.
Geçmiş Verilerin Analizi
Teknolojinin gelişimi ve entegrasyonunun artmasıyla elimizde her zamankinden daha fazla veri var. Geldiğimiz noktada önemli olan veriyi toplamak değil; artık stratejik kararları vermemize yardımcı olan verilerin doğru şekilde analiz edilmesi. Bütçe hazırlarken de en fazla üzerinde duracağımız veriler geçen yılların verileri olmalı. Geçen yıl bütçe planı nasıldı, nasıl gerçekleşti? Daha önceki yıllarda bütçe planıyla gerçekleşen ne kadar birbirinden farklıydı? Gelir, giderler, kârlılık ve nakit akışı gibi önemli göstergeleri analiz edin. Bu veriler, gelecek yıl için daha gerçekçi tahminler yapmanıza yardımcı olacaktır. Aynı zamanda sapmaları ve trendleri de açıkça göreceğiniz için ne kadar esneme payı bırakmanız gerektiğini ve acil durum bütçenizin hacmini de gerçeğe en yakın şekilde belirleyebilirsiniz.
Piyasa Koşullarının Analizi
Bütçe planlarınızı yaparken üzerinde durulacak en önemli konu bence piyasa koşullarının analiz edilmesi. Şöyle ki çoğu zaman yaşanan ekonomik problemler işletmelerin dışında piyasaların durumları, sosyo-ekonomik değişimler ve jeo-politik gelişmeler nedeniyle yaşanıyor. Buna bir de sürdürülebilirlik gibi tüm endüstrileri derinden etkileyen ve uyulması gereken yeni kurallar ile yönergeleri gündeme getirerek hammadde satın alımından teslimat ve lojistik süreçlerine kadar her alanda değişikliğe gidilmesini zorunlu kılan gelişmeler ekleniyor. Bu da son tahlilde yıl başında hazırladığınız bütçenin yıl içinde tekrar revize edilmesine hatta bazen kaynakların tekrar kanalize edilmesine varan değişiklikleri gerektirebiliyor. Bu sebeple piyasanın dikkatli bir şekilde analiz edilmesi ve bütçenin yıl içinde esnek bir şekilde ele alınmasını mümkün kılacak şekilde hazırlanması şart.
Yatırımlar ve Büyüme Planları
Bütçenizi sadece mevcut operasyonlarınızı yürütmek için kullanmayacaksınız, kullanmamalısınız. Günümüzde ne yazık ki büyüyemeyen ve yeni atılımlar gerçekleştiremeyen işletmeler rekabette geriye düşmeye mahkûm. Piyasa analizinizde çeşitli yatırım ve büyüme fırsatlarını ayırt edebilirsiniz. Aynı şekilde yeni ürün geliştirme, yeni pazarlara girme veya teknoloji yatırımları gibi pek çok yeni girişimi de yeni yıl bütçenizde en gerçekçi şekilde göstermeniz gerekiyor. Siz de piyasada yıl sonunda bütçelerinden artan kaynakları yatırım olarak kullanan şirketlerin varlığından haberdarsınızdır. Bu noktada hem bütçeleme hem de genel olarak kaynak dağıtımı konusunda yapabileceğiniz en büyük hata bu yola girmektir. Temelde bütçeleme benzer olsa da bir işletme herhangi bir aile bütçesi gibi yönetilemez. İşletmelerin yaptıkları yatırımlar uzun vadeli başarı ve sürdürülebilir kârlılık için elzemdir. Bu yüzden hiçbir bütçe planlama döneminde göz ardı edilmemeli.
Nakit Akışını Yönetmek
Bir işletmenin taşınmazı ne kadar fazla olursa olsun günün sonunda en önemli finansal aracınız nakittir. Likiditesini düzgün yönetemeyen bir şirketin başarılı olabileceğine inanmıyorum. Burada bahsettiğim başarı tanımı uzun yıllar büyüyerek ve sürdürülebilir kârlılığa ulaşarak rekabet avantajı sağlamak. Bu kriterleri yerine getirebilmek için parayı yönetebilmeniz gerek. Yaptığınız analizlere dayanarak ihtiyaç duyacağınız nakit miktarını dikkatle tahmin etmeli, nakit sıkışıklığı yaşamamak için gerekli durumlarda likiditeyi artıracak önlemler almalısınız.
Maliyet Değişiklikleri
Geçen birkaç yılın maliyetlerini karşılaştırın. Sadece asgari ücrette yaşanan değişiklikler bile o kadar dramatik ki! Geçen yılın maliyet kalemlerini gözden geçirip çalıştığınız endüstriye, ekonomik göstergelere ve küresel ortama göre maliyet tahmininizi yapabiliyor olmalısınız. Daha sonra değineceğim acil durum fonuna ama maliyetleri minimum şekilde planlayıp başka işlerde kullanılabilecek kaynakları sonradan buraya çekmek pek mantıklı değil. Bir kere acil durum fonuna başvurmanız yöneticiler için moral bozucu olacaktır. Aynı zamanda yatırımcılar ve paydaşlar için de güveni sarsan bir gelişme olarak değerlendirilebilir.
Geçmiş dönemlerde maliyet kalemlerinizde gerçekleşen sapmaları detaylı bir şekilde analiz etmelisiniz. Örneğin birkaç yıl önce yaşanan tedarik zinciri problemleri maliyetleri hızla ve büyük oranlarda değiştirdi. Bu ön görülemeyecek bir gelişmeydi ve tüm dünyayı etkiledi. Bu gibi durumlar olağandışı örnekler ve süreklilik göstermeyecek. Dolayısıyla böyle özel durumlar haricinde gerçekleşen değişimleri göz önüne almalısınız. Tıpkı istatistiksel analizde olduğu gibi aykırı değerin analiz dışı bırakılması gerekir. Hazırlayacağınız bütçede de aykırı değerleri acil durum fonu bağlamında tekrar değerlendirmek için not etmelisiniz; ancak maliyet analizinde analiz dışı edebilirsiniz.
Teknolojik Dönüşüm
Teknolojik dönüşüm konusunu yatırımlardan ayrı şekilde ele almamın bir sebebi var elbette. O da şu; her ne kadar büyümek ve yeni yatırımlar yapmak önemli olsa da yeni yatırım yapmadığınız birkaç çeyrek şirketinizi batırmayacak. Fakat teknolojik dönüşüm bambaşka bir canavar. Dijital dönüşüm çalışmalarını sonraya bırakma, askıya alma veya iptal etme şansınız yok. Artık teknolojik yatırımlar için rekabette öne geçmekten bile bahsedemiyoruz. Teknolojik dönüşüm bugün hayatta kalmanızın bir şartı. Dolayısıyla şirketinizin uzun vadeli olarak rekabet edebilmesi için dijital dönüşümü ciddi bir şekilde ele alarak bütçe planlarınıza eklemeniz gerekiyor. Ancak bu şekilde gelişebilir ve teknolojiye ayak uydurarak reaktif planlama yaparak acil durum yaratmak yerine proaktif olarak onunla birlikte ilerlemek. Bu da son tahlilde rekabetin önüne geçmenizi sağlayacak.
Acil Durum Fonu
Ve son olarak değinmek istediğim konu acil durum fonu. Planlarınız global veya yerel bir gelişme sonucunda tamamen yerle bir olabilir ki son yıllarda buna da ne yazık ki şahit olduk. Finansal dayanıklılığı artırarak şirketiniz için bir güvenlik ağı olacak olan acil durum fonu, temelde beklenmeyen durumlarla karşılaşıldığında kullanılmak üzere ayrılmış bir kaynak havuzudur. Planlamalarınızı esnek bir şekilde düzenleyebilmenize yarıyor; böyle bir durum yaşandığında da moral bozukluğu, stres ve kargaşayı da ortadan kaldırıyor. Yani acil duruma hazırsınız; kaynağınız var ve bu kaynakları hızlıca mobilize ederek operasyonel sürekliliğinizi sağlayabilirsiniz. Bu sadece sizin dışınızda gerçekleşecek durumlar için değil; şirket içi aksaklıklar veya ön görülemeyen sıkıntıların çözümünde de önem taşıyor.
Gördüğünüz üzere bütçeleme çalışmalarında dikkate alınması ve ayrıntılı bir şekilde analiz edilerek bütüncül bir şekilde incelenmesi gereken pek çok kritik nokta bulunuyor. Bu noktaların tamamını ve belki şirketiniz özelinde ek farklı bileşenleri de bütçeleme planları dahilinde çalışmak durumunda kalabilirsiniz.
Bütçenizi hazırlarken yukarıda bahsettiğim konular genel olarak tüm işletmeler için geçerli olan konu başlıkları. Bunlarla sınırlı kalmayan ve çok detaylı bir şekilde hazırlanan bütçeler de gördüm; daha az kalemin dahil edildiği görece daha basit planlarla da karşılaştım. Bütçenizin nasıl görüneceği size kalmış; ancak bütçe yerine getirmesi gereken bir görevi olan bir araç yalnızca. Bütçenin görevi, şirketinizin varmak istediği yere gitmesini ve hedeflerine ulaşmasını sağlamak. Bu nedenle bütçeyi bir amaç olarak görmek yerine, ihtiyaç ve isteklerinize hizmet edecek bir araç olarak konumlandırmalısınız. Bu da genel olarak yapılacakları, yapmak istediklerinizi ve yapabileceklerinizi yansıtacak. Artık bütçeleme yaparken kullanabileceğiniz araç ve stratejilere bakalım.
Bütçe Planlarınızı Hangi Araç ve Yazılımlarla Yapabilirsiniz?
Öncelikle en yaygın olarak kullanılan programlardan birine, Microsoft Excel’e bakalım. Microsoft Excel şu anda üçüncü en sık kullanılan program olarak oldukça popüler. Karmaşık finansal modeller oluşturmanıza imkân veren bu programın bütçenin grafiksel bir biçimde gösterilebilmesi ve kolaylıkla özelleştirilebilir olması kesinlikle popülerliğine destek oluyor. Aynı zamanda görece daha hesaplı ve Microsoft Office programları kapsamında olduğundan çok daha fazla kullanıcısı var. Özellikle KOBİ’lerin kullanımı için çok uygun olduğunu düşünüyorum.
Bunun dışında daha büyük ve bütçesi daha karmaşık olan şirketlerde benim gördüğüm kadarıyla en sık olarak Oracle veya SAP ERP sistemleri kullanılıyor. Bu sistemlerde sadece finansal göstergelerin kontrol ve takibi değil; tedarik zincirinden satın alma veya proje yönetimine kadar pek çok iş sürecini birlikte yürütebilmenizi sağlıyor. Bu da tek platformda süreçlere hâkim olabilmenizi sağlayarak bütçe yönetimine de destek oluyor. Adaptive Insights veya Host Analytics gibi yazılımlar ise bütçe süreçlerini otomatikleştirerek raporlama ve konsolidasyon işlerini optimize bir şekilde yürütülmesine destek oluyor.
Bu yazılım ve programlar arasından her şirketin kendi işine en çok yarayacak seçeneği belirlemesi gerekiyor. Bunu yaparken de dikkat etmeniz gereken pek çok kritik nokta var. Bunlara da kısaca değinmek istiyorum:
İhtiyaçlara Uyumluluk: İşletme içinde optimize edilmesi gereken süreçlere, bütçeleme sürecinin karmaşıklığına ve şirkete özgü ek ihtiyaçlara en uygun olacak araç seçilmelidir.
Kullanılabilirlik ve Kullanıcı Dostu Olması: Bir programın sahip olduğu özellikler ve üstün yönleri onları kullanamayacak kişiler için herhangi bir anlam taşımaz. Bu yüzden bu araçları kullanacak ekibin yetkinlikleri doğrultusunda tercih yapılmalıdır.
Esneklik ve Özelleştirme Yetenekleri: Sadece tek bir işe yarayan bir program uzun vadede bir noktadan sonra işinizi görmemeye başlayabilir. Zaman içinde işletmenizin ihtiyaçları değişecek; dolayısıyla değişen ihtiyaçlarınıza göre değiştirip uyumlaştırabileceğiniz bir programa yatırım yapmak en mantıklı seçim olacaktır.
Veri Entegrasyonu ve Mobil Uyumluluk: Mevcut sistemlerinize ve dijital araçlarınıza; onlardan toplanan ve analiz edilmesi gereken verilere uyumlu bir program seçilmeli. Aynı zamanda seçerek süreçlerinize entegre edeceğiniz aracın, eğer işletmeniz özelinde bir talep veya ihtiyaç varsa, mobil cihazlarla uyumluluğu önemlidir. Pek çok sistemde satış, satın alma vb. gibi konular da dijital araçlarla yönetildiğinden satış ekibinin mobil olarak bu sisteme erişebilmesi faydalı olabilir.
Ölçeklenebilirlik: Belirli bir maliyete katlanarak iş gücü yatırımı yaparak entegre edeceğiniz sistemlerin şirketinizin büyüme ve genişleme dönemlerinde onunla birlikte ölçeklendirilebilir olması gerekiyor. Sonuç olarak önemli olan katlandığınız maliyetin karşılığını uzun vadeli olarak almanız çok önemli.
Maliyet: Son olarak değinmek istediğim maliyet konusu. Her işletmenin asıl amacı kârlılıktır. Şirketinizin ihtiyaçlarını, hacmini ve ekonomik durumunu da gerçekçi bir şekilde ele alarak size boyut, maliyet ve kullanım olanakları ile özellikleri kapsamında en optimal seçimi yapmalısınız. Eğer ihtiyacınız yoksa en iyisi olsun mantığıyla aslında çok büyük bir yatırım yaparak başka bir alanda değer yaratacak kaynakları burada kullanmayın derim.
Tüm bunlara ek olarak bütçelemenin de şirket içindeki neredeyse her konuda olduğu gibi süreklilik arz etmesi gereken bir konu olduğunu unutmayın. Bütçenizi sürekli olarak takip ediyor olmalı; aksiyon alınması gereken noktalarda hızla müdahale etmeniz gerek. Bir mali yıl içinde pek çok kez dönüp bütçe planlarınızı revize edebilirsiniz. Bu revizelerin sıklığı herhangi bir başarısızlık göstergesi değil; sadece şartlar sürekli değişiyor ve siz de bu değişiklikler kapsamında uyumlanıyorsunuz. Genel olarak işletmenizin hiçbir sürecinde yaptım oldu gibi kesin sınırlar çizmeyin. Başarı detaylarda, yeni gelişmelere uyumun hızında ve esneklikte gizli.
Yani uzun lafın kısası konu bütçeleme olduğunda konuşulacak o kadar fazla konu, değinilecek o kadar çok ayrıntı var ki. Bu yazıyı biraz genel ve yüzeysel bulmuş olabilirsiniz; ama emin olun her şirket kendine özgü özelliklere, dinamiklere ve bambaşka ekosistemlere sahip. Dolayısıyla her şirketin bütçesine yansıtması gereken genel kalemler dışında da dikkate alınması gereken maddeler var. Bu maddeler endüstriye, şirketin likiditesine, kredibilitesine, hedeflerine ve global piyasaya bağlı olarak değişecek. Daha önce de dediğim gibi bütçelemede tek beden herkese uyar gibi bir durum söz konusu değil. Peki şirketinizin maksimum faydayı sağlayabilmesi için bütçelemeyi nasıl yapabilirsiniz? Benim en sık önerdiğim aksiyon eğitim. Gerek var olan parametre ve araçlar kapsamında gerekse yeni entegre edilen sistemlerin kullanımı konusunda kapsamlı bir eğitimin yerini hiçbir şey tutmuyor. Eğer şirketinizde bütçelemeyle ilgili sıkıntılar yaşanıyorsa yardımcı olmayı çok isterim. aysegorucu65@gmail.com ve +905332669677 ile iletişime geçerek kurumsal eğitim planınızı birlikte oluşturabilir, değer yaratan etkinlikler gerçekleştirebiliriz. Bütçe hazırlama döneminden başarıyla çıkmanızı dilerim. Sağlıkla kalın.
Kaynaklar
