Serbest ekonomi düzeninde sattığınız ürünün fiyatını piyasa, arz talep dengesi, belirler. Rakiplerinize göre fark yaratmak, kar elde etmek ve sürdürülebilirliğinizi sağlamak için satılan malın maliyetini iyi yönetmeniz gerekir. Otuz yılı aşan satın alma profesyoneli tecrübemde, gözlemlediğim şu ki; gelişip büyüyen firmalar maliyetlerini iyi yönetenlerdi. Çok hızlı büyüyüp sonrasında bir noktada tıkanıp, aldığı yüksek faizli kredilerle işletmesini kapatan firmalar satışın büyüsüne kapılıp maliyetlerini iyi yönetemeyenlerdi.
Satın almacı olarak çalıştığım kurumsal firmalarda satın alınan malın/hizmetin detaylı maliyeti yapılır ve teklifler ona göre değerlendirilir. Ne yazık ki işi almak uğruna başa baş noktasının altına inenlere tanık oldum. Bu projeler de genelde 5-10 yıl arasında değişen projelerdi. İlk birkaç yıl ellerine geçen nakit borçlarını kapatmalarını ve işletmenin giderlerini sağlamaları için onlara destek olabilir. Ya sonra? En geç üç yıl sonra açıkları büyür ve nakitlerini yönetmek için banka kredisine ihtiyaçları olur.
Şunu söyleyebilirsiniz, ‘Kar etmeden kimde mal/hizmet satmaz’. Evet onlar kar ettiklerini düşünerek satıyorlar. Ancak maliyetlerini düzgün hesaplayamıyorlar. En çok yaptıkları hesap hatası da satılan malın maliyetini hesaplamakta. Eğer doğru veri girdikleri algoritması düzgün yapılandırılmış bir MRP’leri varsa satın alınan malzemenin maliyetini düzgün olarak sistemden görebilirler. Ancak ne yazık ki doğru veri girişi yapılan MRP sistemleri sizin tahmin ettiğinizden daha az. Veri girişi genelde manuel. Gelen malzemelerin giriş miktarları genelde doğrudur. Ancak ürünün satışı yapıldığında stoktan düşen malzeme de genelde hata olur. Bunun sebepleri; ürün reçetelerinde ıskarta ve hurda oranlarının sağlıklı hesaplanmaması, müşteri iadelerinin düzgün girilmemesi, stokta bekleyen ürünlerin güncel değerlemesinin yapılmaması, yarı mamul stoklarının güncel olmaması ve maliyetlerin değerlendirmesinin güncel verilere göre yapılmaması, fason tedarikçideki stokların düzgün yönetilememesi, sonsuz çizelgeleme mantığıyla yapılan mamullerin gereksiz stoklarının maliyeti.
Teklifler hazırlanırken genelde yıllar içinde oluşturulan istatistik veriler kullanılır. Oysa teklif hazırlanırken dikkate alınacak birkaç nokta gerçeğe yakın bir satılan malın maliyetine ulaşmanızı sağlar.
Teklif Hazırlanırken Dikkate Alınacak Noktalar
1- Kullandığınız MRP sistemindeki güncel fiyatlara döviz kurları, kredi faizleri, ham madde borsa öngörüleri gibi çarpanlar ilave edin.
2- Ürün reçetenizdeki hurda ve ıskarta değerlerini gerçeklerle doğrulayın
3- Yıllar içinde verimlilik öngörüsü yapacaksanız gerçek bir veri analizi ile oran belirleyin
4- Proje maliyetlerinizi teklife ilave edin
5- Yatırımlar için demirbaş maliyetlendirme sisteminizi belirleyip teklife ilave edin.
6- Sendika zam öngörülerinizi işçilik maliyetlerinize ilave edin
7- Değişiklik yönetimi kriterlerinizi belirleyin
8- Proje devamında işin başka bir tedarikçiye verilmesi durumundaki kurallarınızı belirleyin
9- Teslimat ve kalite seviyesi aksaklıkları durumunda size sunulan yaptırımcı cezaları belirleyin
10- Genel giderlerinizi en azından bir kısmını yönetim giderleri olarak ilave edin
Maliyeti düzgün hesaplamadan verilen teklif ve ardından on yıllık projeye için malzeme satışı sizi zarara uğratır. Maliyetlerinizi hesaplayamamak bir problem maliyetleri azaltmak için bir şey yapmamak başka bir problem.
Maliyetlerinizi azaltamıyorsanız geminizde bir kaçak var demektedir. Farkına varmadan sermayeyi kediye yüklüyorsunuzdur. Sürdürülebilirlik ve sürekli iyileşme yolculuğuna çıkan rakipleriniz yol alıp şirketlerini büyütürken siz ayakta kalmak için kaynaklarınızdan feragat ederek satmak, çalışanlarınızı işten çıkarmak ve finansmanınızı yönetmek için kredi almak zorunda kalabilirsiniz.
Maliyetlerimizi Azaltıp, Büyüyen Firmalar Kervanına Katılmak İçin Kullanılacak Uygulamalar
1- 5S uygulamaları ile kötü organize edilmiş bir çalışma alanından kaynaklanan israfı ortadan kaldırın (örneğin bir alet aramak için zaman kaybetmek, gereksiz yürümeler yapmak).
2- Andonlar (görsel panolar) ile üretim alanında gerçek zamanlı bir iletişimi sağlayın ve sorunlara anında dikkat çekin ve hızlıca çözüme ulaşılmasına vesile olun.
3- Darboğaz analizleri yaparak üretim sürecindeki en zayıf halkayı güçlendirerek verimi artırın.
4- Üretimde sürekli akışı sağlayarak birçok israf biçimini ortadan kaldırın (örneğin gereksiz stoklar, bekleme süresi ve gereksiz nakliye).
5- Gemba (Üretim alanında bulun) ile ilk elden gözlem yaparak ve fabrika çalışanları ile konuşarak gündemdeki gerçek sorunları derin ve kapsamlı bir şekilde anlayın ve çözümü için takipçi olun.
6- Heijunka (Kademeli planlama) ile teslim sürelerini (her ürün veya varyant daha sık üretildiği için) ve stoku (partiler daha küçük olduğu için) azaltır.
7- Hoshin Kanri (Politika dağıtımı) ile stratejik hedeflere yönelik ilerlemenin tutarlı ve eksiksiz olmasını sağlayın, zayıf iletişim ve tutarsız yönlendirmeden kaynaklanan israfı ortadan kaldırın.
8- Jidoka (Özerk otomasyon) ile işçiler sıklıkla birden fazla istasyonu izleyebilir (işçilik maliyetlerini düşürür) ve birçok kalite sorunu hemen tespit edilebilir (kaliteyi artırır).
9- Tam Zamanında (JIT) ile stok seviyelerini düşürün. Böylece nakit akışınız iyileşir ve alan gereksinimleriniz azaltır.
10- Kaizen (Sürekli iyileştirme) ile üretim süreçlerinizi iyileştirin, kaynaklarınızı etkin kullanın, çalışan yetkinliklerinizi artırın, her bir çalışanınızın sürekli iyileşme için çalışmasını sağlayın.
11- Kanban (Çekme sistemi) ile stok ve aşırı üretimden kaynaklanan israfı ortadan kaldırın. Fiziksel stok ihtiyacını ortadan kaldırabilirsiniz (Sinyal kartlarıyla gerektiğinde iç veya dış müşteri ihtiyacı kadar üretilmesini sağlayarak).
12- KPI (Anahtar performans göstergesi) En iyi üretim KPI’ları üst düzey stratejik hedeflerle uyumludur. Hedeflere ulaşılmasına yardımcı olur. Mesela OEE ıskartaları açığa çıkarmada ve miktarları belirlemede etkilidir. Böylece üretimde çalışanların bile hedefler doğrultusunda çalışması sağlanarak stratejik plana ulaşılması kolaylaşır. En önemli maliyet kalemlerinden olan ıskartalar planlı bir şekilde azaltılır.
13- Muda (israflar), müşteri için değer üretmeyen işlemler zorunlu değil ise ortadan kaldırılır, zorunlu ise minimuma indirilmesi için iyileştirme çalışmaları yapılır.
14- Genel ekipman verimliliği (OEE), üretim sürecinden kaynaklanan israfı ortadan kaldırmada ilerlemeyi izlemek için kullanılır. Bununla rakipler ve standart durum kıyaslaması yaparak iyileştirmeler planlaya bilirsiniz. %100 OEE, mükemmel üretim anlamına gelir (yalnızca iyi parçaların, mümkün olan en kısa sürede, kesinti olmaksızın üretilmesi).
15- PDCA (Planla, yap, kontrol et, önlem al) yöntemi ile iyileştirmelerinizi bilimsel bir yöntemle analiz edip sağlıklı bir şekilde sürdürülebilirliğini sağlarsınız.
16- Poka-Yoke (Hata Önleme) Denetim yoluyla tüm kusurları bulmak zordur (ve pahalıdır) ve kusurları düzeltmek genellikle üretimin her aşamasında önemli ölçüde daha pahalı hale gelir. Üretim proseslerinde poka-yoke sistemleri kurarak kalite maliyetlerinizi azaltabilirsiniz.
17- Sorunun ana sebebinin bulunması ve kök nedenine düzeltici eylem uygulayarak gerçekten ortadan kaldırılması maliyetlerinizi azaltır.
18- Bir dakikada kalıp değişimi (SMED) uygulamaları sayesinde daha küçük partiler halinde üretim yapılabilir, stoklar azaltılır ve müşteri yanıt verme süresi kısalır.
19- Üretimin altı temel kaybına odaklanarak oralardaki israflarınızı azaltın ki maliyetleriniz azalsın. Bunlar; arızalar, üretim öncesi ayarlar, küçük duruşlar, hızın azalması, randımana ulaşana kadar verilen ıskartalar, kalite onayı alamayan parçalar.
20- Akıllı hedefler oluşturulması. Hedeflerimiz belirli, ölçülebilir, başarılabilir, sonuç odaklı ve bitirme tarihi belli olmalı ki izlenip gerçekleştirilmesi mümkün olsun. Böylece kaynaklarımızı etkin kullanarak tasarruf edin.
21- Çalışmaların standartlaştırılması. En iyi uygulamaların yaygınlaştırılması için standart prosedürler oluşturulması israfları azaltır ve iyileştirme faaliyetleri için temel oluşturur.
22- Takt zamanı, müşteri talebiyle uyumlu üretim hızı gereksiz stokları önler, kaynakların etkin kullanmasını sağlar ve üretim verimliliğini artırır.
23- TPM (Toplam verimli yönetim / bakım) hem üretim hem de bakım çalışanlarının üretim verimliliğinde ve arızalarda sorumluluk almasıdır. Hem rızaların önlenmesi hem de hızla bertaraf edilmesi için ekipler ortak çalışır. Verimlilik artırılırken israflar azalır ve maliyetler azalır.
24- Değer akışı haritalaması mevcut süreçlerdeki israfı ortaya çıkarır ve gelecekteki durum boyunca iyileştirme için bir yol haritası sağlar. Akış süresi kısalır, stoklar azalır, stok devir hızı yükselir, teslimat süreleri kısalır ve maliyetler azalır.
25- Görsel fabrika uygulaması bilgi iletişimini geliştirmek için üretim tesislerinde kullanılan görsel göstergeler, ekranlar ve kontroller kullanır. Mevcut süreçlerdeki israfı ortaya çıkarır ve gelecekteki durum boyunca iyileştirme için bir yol haritası sağlar. Üretim süreçlerinin gidişatını ve durumunu herkes için kolay erişilebilir ve çok net hale getirir. Hedeften sapmaların erken tespitini sağlayarak iyileştirmelerin bir an önce devreye alınmasını sağlar. Problemlerin tespitini kolaylaştırır.
