Makalenin başlığını “Bir Liderin Fark Yaratan Özelliği: Etkili Zaman Yönetimi” olarak seçtim; çünkü gerçekten de liderlerin zamanlarını yönetebile yetkinliği, onları diğerlerinden ayıran en önemli özellikleri. İş hayatımda birçok liderle ve yöneticiyle tanıştım; pek çoğu zaman yönetimi konusunda ciddi anlamda başarılı insanlardı. Ancak aynı zamanda çok yetenekli, alanlarında bilgili ve becerikli liderlerle de tanıştım zaman yönetimi yapamayan. İki grubun da yetkinliklerine ve işlerini yapabilme yetkinliklerine diyecek yoktu; fakat zamanlarını etkili bir şekilde yönetebilen grup her zaman daha sakin, daha iyimser ve daha başarılıydı.
Her ne kadar günlük yaşamımızda ve iş ortamında kimi zaman gözden kaçırsak da zaman, sahip olduğumuz en önemli kaynak. Hayatta zaman dışında her şeyi tekrar elde edebilir, hatalarımızı düzeltebilir ve kendimizi sürekli olarak geliştirebiliriz. Ancak akıp giden zamanı maalesef geri getiremiyoruz. Bu yüzden bence öğrenebileceğimiz ve hayatımıza adapte edebileceğimiz en önemli yetkinlik zamanı doğru kullanabilmek. Bunu sadece iş hayatımızda verimliliğimiz artırmak için değil; iş-yaşam dengesini kurabilmek, sevdiklerimize ve sevdiğimiz aktivitelere vakit ayırabilmek ve mental enerjimizi yapmamız gereken işler yerine kendimizi gerçekleştirmek için harcayabiliriz. Çalışan nüfusun önemli bir kısmının evden çalıştığı bir dönemde bence bu yetkinlik daha fazla değer kazandı. Şöyle ki ofiste çalışırken mesaimiz bittiğinde çıkıp evimize gidiyoruz. Fakat iş yerimiz evimiz olduğunda “Şu işi de bitireyim, yarına kalmadan bunu da halledeyim.” diyerek farkına varmadan akşamımızı da çalışarak geçirebiliyoruz. Bu yüzden kısıtlı zamanımızı daha verimli kullanarak görevlerimizi zamanında yerine getirmek kritik önem taşıyor. Bu noktada etkili zaman yönetimi için oldukça faydalı bulduğum birkaç ipucunu paylaşmak istiyorum.
Önceliklerinizi Belirleyin
Masanıza gelen her iş öncelikli değil; ilk olarak bunu anlamamız gerek. Karşınıza gelen işleri günlük ya da haftalık olarak öncelik sırasıyla listeleyerek işe başlayabilirsiniz. Gün veya hafta başında bu iş için ayıracağınız 15 dakika bile iş akışınızda önemli bir etki yaratacak. Zaman hassasiyeti olan işlere ve başkalarının işlerine devam edebilmeleri için sizden bekledikleri görevlere öncelik vererek hem kendi iş listenizi daha etkin yönetebilir hem de birlikte çalıştığınız diğer insanların iş akışlarını da aksatmadan yürütebilmelerine destek olabilirsiniz.
Gününüzü Bloklar Olarak Düşünün
Günün akışında bazen bazı işlere hiç zaman ayıramıyorken, bazı işlere günün büyük bir kısmını harcayabiliyoruz. Bir gününüzü gözünüzün önüne getirin: hangi saatlerde yaptığınız toplantılar genelde daha verimli oluyor? Hangi işi hangi zaman diliminde daha rahat bir şekilde yapabiliyorsunuz? Bu zaman dilimlerini belirledikten sonra bir zaman blokunu sadece o işe ayırın. Bloklarınız yapmanız gereken işlere göre 30 dakika, 1 veya 2 saat süreli olabilir. Bloklarınızı düzenledikten sonra işleri bu bloklara atayın ve odaklanmış bir biçimde görevlerinizi tamamlayın. Zaman içerisinde bu hem bir alışkanlık haline gelecek hem de tecrübelerinize dayanarak yönteminizi geliştirebileceksiniz. Ancak unutmamanız gereken en önemli noktalardan biri mola vermeyi unutmamak. Bu noktaya tekrar ayrıntılı olarak değineceğim; ancak küçük bir not olarak burada da belirtmek istedim.
Delegasyon Sandığınızdan Daha Önemli
Kimi lider delegasyon konusunda uzmanken, kimileri de belki güven eksikliğinden belki de kontrolü elden bırakmamak için delegasyona yanaşmamakta ısrar ediyor. Ancak her işi kendiniz yapamazsınız; yapmamalısınız da. Hem mental sağlığınız için hem de yetkinliklerinizi daha etkili bir şekilde kullanabileceğiniz stratejik işlere odaklananız gerekiyor. İyi bir lider kurduğu takıma güvenmeli, kişilerin yetkinliklerini bilerek buna göre görev dağılımı yapabilmeli. Bütün gününüzü başkalarının yapabileceği işlere harcamak yerine bu zamanı şirketiniz için daha büyük değer yaratacak işlere ayırın.
Esnek Bir Bakış Açısı Geliştirin
İşlerinizi sıraya koymak ve plan yapmak çok önemli; ancak hayat her zaman planlarınıza uygun bir şekilde ilerlemiyor. Beklenmedik problemler, ön göremediğiniz şartlar ve değişen koşullar planlarınız alt üst edebilir. Böyle bir durumda elbette motivasyon kaybı yaşamanız oldukça doğal. Ancak bir lider olarak; zor zamanlarda, sorunların kendini gösterdiği dönemlerde ve belirsizlikle karşılaştığınızda çalışanlarınızın bakacağı ilk kişi sizsiniz. Hem etkili zaman yönetimi yapabilmek hem de organizasyonun motivasyonunu yüksek tutabilmek için esnek olmalısınız. Gün ortasında gününüzün kalanını tamamen baştan planlamak zorunda kalabilirsiniz. Panik yapmayın, önceliklerinizi tekrar belirleyip çalışmaya devam edin.
Mola Vermeyi Unutmayın
Evet mola konusuna tekrar dönelim. Konuştuğum birçok profesyonelden aldığım geri bildirimlere bakacak olursam, dinlenmeyi zaman kaybı olarak gören ciddi büyüklükte bir grubun olduğunu söyleyebilirim. Halbuki gerçek tam tersi; zihinsel ve bedensel olarak dinlendiğinizde çok daha verimli çalışabiliyorsunuz. Belirli aralıklarla molalar vererek kendinize zaman ayırmalısınız. Böylelikle enerjinizi ve motivasyonunuzu kaybetmeden çalışabilir ve kişisel gelişiminiz için de vakit bulabilirsiniz.
Verdiğim ipuçlarının uygulanması elbette herkes için farklı görünecek. Benim burada vermek istediğim mesaj, bu ipuçlarını kendinize göre uyarlayıp iş hayatınızı geliştirmeniz. Bunu yaparken de özellikle dikkat etmenizi istediğim şey ise kendinizi başkalarıyla kıyaslamamak. Bir konsept herkesin hayat tarzı, çalışma ve öğrenme stili gibi birçok değişkene bağlı olarak farklılaşır. Ve daha da önemlisi gelişim kişilerin kendi hızlarını bulmaların gereken bir alandır. Rahat hissettiğiniz hızı yakalayıp uzun vadede çok daha büyük değişimler yaratacaksınız, bundan emin olun.
Liderlerin zaman yönetimi demişken şu anda okuduğum “İkigai Uygulama Rehberi” kitabından yola çıkarak biraz da İkigai felsefesine değinmek istiyorum. Biliyorsunuzdur piyasaya çıktığından beri birçok insan bu kitabı okuyup hayatlarında gelişim alanı olarak gördükleri noktaları değiştirmeye çalışıyor. Kitapta elbette spesifik tavsiyeler var; ancak ben felsefenin temelini kavradıktan sonra, sizin hayatınızda nasıl görüneceğine kendinizin karar vermenizden yanayım. O yüzden bu felsefeye de bir göz atmak istiyorum.
İkigai Felsefesi Nedir?
Felsefenin temelleri aslında Japonya’ya bağlı Okinawa Adası nüfusunun uzun ve sağlıklı yaşamasının sırlarına dayanıyor. “Yaşamın anlamı” veya “Yaşama nedeni” olarak kısaca tanımlanabilecek bu felsefe; hayatta yapmaktan hoşlandığınız şeyler, iyi bir şekilde yapabildiğiniz şeyler, nasıl bir değer yarattığınız ve dünyanın nelere ihtiyacı olduğunun kesişme noktası. Tutkularınızı keşfederek yeteneklerinizle birleştirerek, dünyanın ihtiyaç duyduğu değerleri yaratabileceğiniz işi yapmak…Rüya gibi değil mi? Özellikle oturmuş bir kariyeri olan insanlar bu etkenleri bir araya getirmekte zorlanıyor; çünkü iyi olduğu ve yıllardır yaptığı işin aslında tutkularıyla örtüşmediğinin ayırdına varmak gerçekten kabullenmesi zor bir gerçek. Ancak şimdiye kadar harcadığınız zamanı bir kayıp olarak görmek yerine öğrendiklerinizi cebinize koyup yeni bir yolculuğa çıkabilirsiniz. Tabiri caizse zararın neresinden dönerseniz kâr! Bu felsefeyi hayatınıza yansıtabildiğinizde hayattaki nihai amacınızı ortaya çıkarabilir ve içsel tatmine erişebilirsiniz. Hazır zaman yönetiminden bahsediyorken kitapta tanıştığım Covey Matrisi’ni de sizlerle paylaşmak isterim.
Stephen Covey’in Matrisi Ne İşe Yarar?
Amerikalı eğitmen ve iş insanı Stephen Covey, özellikle liderlik ve iş yaşamı hakkında konuşmalar yapan ve kitaplar yazan bir guru. Ülkemizde en çok “Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı” kitabıyla tanınan Covey, tecrübelerinden ve araştırmalarından yola çıkarak zamanınızı nasıl daha etkin bir şekilde yönetebileceğinizi Covey Matrisi ile açıklıyor. Peki nedir bu Covey Matrisi?
Öncelikle elinize bir kâğıt alıp ortasına büyük bir artı işareti çizin; bu size dört farklı alan yaratacak. Bu dört alanı yapmamız gereken işlerle dolduracağız. Sol üst alan, dikkatimizi ve odağımızı en fazla çekeceğimiz yer olacak; çünkü burada hem önemli hem de acil işlerimize yer vereceğiz. Sağ üst alanda da önemli olan ama aciliyeti olmayan işler olacak. Sol altta acil ama önemsiz, sağ altta ise ne aciliyeti ne de önemi olan işleri sıralayacağız. Aşağıdaki şekilde matrisi görebilirsiniz:
Bu şekilden faydalanarak siz de kendi iş listenizi dört kategoride ele alabilir ve çok daha verimli bir çalışma düzeni oluşturabilirsiniz. Hangi görevi nereye koymanız gerektiğine de hemen bakalım.
Acil ve Önemli
Bu bölümde zaman hassasiyeti olan, terminli işlerinize, krizlere ve çözüm bulmanızı bekleyen sorunlara yer vereceğiz. Belirli bir zaman diliminde tamamlanması gereken işler, zaman kısıtı olmayan işlerden her zaman önce gelmeli. Daha önce de bahsettiğim gibi gününüzü dakikasına kadar bile planlasanız bir anda ortaya çıkan bir problem her şeyi alt üst edebilir. Bu yüzden görevlerinizi zamanında yerine getirebilmeniz için aktif olarak organizasyona zarar veren veya zarar verme potansiyeli yüksek sorunlarla zaman kısıtlı işleri bu kategoride ele almalısınız. Burada zamanınızı kriz yönetimine ve ateşleri söndürmeye ayıracaksınız; sonuçta çok yorulacak, yüksek stres yaşayacak ama vicdanınız rahat bir şekilde çalışma gününüzü bitireceksiniz.
Acil Değil Ama Önemli
Burası hemen yapılması gerekmeyen ama büyük önem taşıyan işler için ayrılan bölüm. Burada uzun dönemli ilişkiler kurmak, ilişkileri güçlendirmek, yeni fırsatlar yaratmak ve kişisel gelişim gibi görevlere odaklanacaksınız. Zamanınızı tertip ve düzenlemeye, gelişime, yeni arayışlara ve planlamaya ayıracaksınız. Bu bölümün acil ama önemli olmayan işlerden önce gelmesinin sebebi, burada alacağınız aksiyonların uzun vadeli başarınıza direkt katkı sağlayacak olması. Buradaki görevler tamamlandığında ise öğrenmiş, gelişmiş, sağlam projeler geliştirmiş olacaksınız.
Acil Ama Önemsiz
Bu bölümde zaman hassasiyeti olan ancak önem taşımayan işlere ayrılıyor. E-postalar, toplantılar, sosyal etkinlikler ve aramalar gibi iş akışınızı bölen görevleri bu kategoride ele alacağız. Burada zamanınızın çoğunu bölünmüş bir şekilde sadece görevi yapıp üzerine çizgi çekmek için yapacaksınız; ancak önemsiz de olsa yapmak durumunda olduğunuz görevler oldukları için kaçacak yerimiz yok. Buranın çıktısı bölünmüşlük, yorgunluk, düşük motivasyon ve konsantrasyon dağılması.
Şimdiye kadar anlattığım bu üç çeyrekte görevlerinizi yaparken aynı sırayı takip etmelisiniz; yani acil ve önemli, sonrasında acil olmayan ama önemli, en son da acil ama önemsiz işleri yapacağız. Çünkü takdir edersiniz ki aktif bir problemi çözmek, e-postalarınıza dönmekten daha fazla değer yaratacak. Şimdi bir de dördüncü çeyreğe bakalım istiyorum; bu çeyrek tamamen neyi “yapmayacağınız”a odaklı.
Ne Acil Ne Önemli
Ivır zıvır işleri, kimi telefon görüşmesi ve e-postaları, sosyal ağları ve zamanınızı boşa geçirmenize neden olan keyifli “kaçış” aktivitelerini burada ele alıyoruz. Bu bölümdeki işler ve faaliyetler zamanınızı etkin bir şekilde kullanmanızın önünde engel teşkil eden şeyler. O yüzden yapılacaklar listenizde buraya yerleştirdiğiniz işleri yapmayacaksınız; dolayısıyla burada kaybedeceğiniz zamanı başka bir alanda kullanarak değer yaratabileceksiniz. Buradaki görevleri önceliklendirdiğinizde ise çıktılar sorumluluklarınızı yerine getirememe, rahatlık ve uyuşukluk olacak.
Bu matris sayesinde gereksiz işlerle ne kadar vakit kaybettiğinizi ve aslında tüm dikkatinizi gerektiren işlere gereken özeni gösteremediğinizi fark edeceksiniz. İlk başta matrisi doldururken günlük plan yapmanız zor olabilir; bunun için benim önerim şu: bir Cuma gününün sonunda gelecek haftanın yapılacaklar listesini oluştururken matrisi kullanmayı deneyin. Haftalık işler sayı olarak daha fazla olsa da günlük yapılacaklar listesinin mikro bakış açısından kurtularak genel çerçeveyi daha rahat bir şekilde görebilirsiniz. Böylece büyük resimde nelerin daha önemli olduğunu ayırt edebilmeniz de daha kolay olacak.
Toparlayacak olursak; ne kadar yetkin ve ne kadar bilgili olursanız olun, zamanınızı doğru kullanamadığınızda kalabalıktan sıyrılma şansınız maalesef çok düşük. Çünkü siz “yapmasanız da olur” işlerle vakit kaybederken, zaman kullanımı etkin olan bireyler kendilerini geliştirmeye ve yetkinlikler kazanmaya devam ediyor. Sizin de yapmanız gereken her zaman daha iyiyi hedefleyerek hayatınızı ve bir çalışma gününüzü bu iyiye ulaşmak için nasıl organize edeceğinizi öğrenmek. Daha geniş bir perspektif için, belirli yerlerde atıf yaptığım “İkigai Uygulama Rehberi” kitabını okumanızı ve bu felsefe ile ilgili araştırma yapmanızı öneriyorum. Bununla birlikte size verebileceğim en önemli tavsiye, etkin zaman kullanımı metotlarını ayrıntılı bir şekilde araştırarak hayatınıza entegre etmeye çalışmanız. Bu iş zaman alan ve odaklanmış emek isteyen bir iş; ancak bir kez oturttuğunuzda günlük hayatınıza katacakları değere inanamayacaksınız. Verimli günler dilerim; mola vermeyi ve bir kahve içmeyi unutmayın!
Kaynaklar
https://en.wikipedia.org/wiki/Ikigai
https://ikigai.substack.com/p/5-time-management-methods
https://www.tsw.co.uk/blog/leadership-and-management/ikigai/
https://www.bbc.com/worklife/article/20170807-ikigai-a-japanese-concept-to-improve-work-and-life
https://hapegitim.net/yoneticiler-icin-zaman-yonetimi-ipuclari-nelerdir/
https://www.allianz.com.tr/tr_TR/seninle-guzel/zaman-yonetimi-nedir.html
