Proje yönetimi “halledilir” diyerek başlanıp, kısa sürede kontrolden çıkabilecek bir süreç. Bir projeyi hayata geçirmek, sadece fikri geliştirmekten ibaret değil, keşke öyle olsa. Ama fikri geliştirdikten sonra o kadar çok adım var ve her biri o kadar titizlikle atılmalı ki, sonuçta bütün parametrelere göre başarılı bir proje süreci yürütülebilmiş olsun.
Proje yönetiminde benim en sevdiğim kısım genellikle, yaratıcı çözümler geliştirip hedefe ulaşmak oluyor. Ama bu yolculukta, bazen sınırlı bir bütçe ile büyük işler başarmak gerekebiliyor. İşte tam da burada bütçe yönetimi sanatı devreye giriyor. Sınırlı bir bütçeyle kaynakları en verimli şekilde kullanarak hedeflerimize ulaşmak o kadar keyif verici ki. Bunu nasıl yapacağız derseniz, işin kaynak belirleme ve planlama kısmına gelin birlikte göz atalım.
- İnsan Kaynakları: Ekip Yapılandırması
Projelerde insan kaynaklarının doğru yapılandırılması, kaynak planlamasının temelini oluşturuyor. Özellikle büyük ölçekli projelerde, projenin türüne ve niteliklerine göre, farklı uzmanlık alanlarına sahip birçok ekip üyesinin bir araya gelmesi gerekiyor. Böyle durumlarda disiplinlerarası bir ekibin optimal bir şekilde koordinasyonu ve doğru görev dağılımı, projenin başarısını doğrudan etkileyen faktörlerden biri. Ekipte yer alacak mühendisler, tasarımcılar, kalite kontrol personeli, ürün geliştirme uzmanları ve yazılımcılar gibi kişiler ve alt ekipler, proje sürecinin farklı aşamalarında kritik roller üstlenecekler. Dolayısıyla, insan kaynağı planlaması yalnızca projede çalışacak kişileri seçmekle bitmiyor; aynı zamanda görev tanımlarının detaylandırılması ve projenin ihtiyaçlarına uygun bir şekilde yapılandırılması da bu süreçte önem kazanıyor.
Ekipteki Uzmanların Belirlenmesi ve Görev Tanımları
Hangi sektörde çalışıyor, hangi türde bir proje planlıyor olursanız olun, neredeyse her seferinde disiplinlerarası bir yaklaşıma ihtiyaç duyacaksınız. Öncelikle projenin ihtiyaçlarını karşılamak adına, ekipte yer alacak çeşitli uzmanlık alanlarının titizlikle belirlenmesi gerekir. Otomotiv sektöründen bir örnek vereyim: makine mühendisleri aracın mekanik yapısını tasarlarken, elektrik mühendisleri araç içi elektronik sistemlerin entegrasyonunu sağlar. Otomotiv yazılım mühendisleri ise modern araçların beyni olarak adlandırılan elektronik kontrol ünitelerinin (ECU) yazılımını geliştirip test eder. Mühendislere ek olarak tasarımcılar, aracın estetik ve ergonomik özelliklerini belirlerken, hem aracın aerodinamik performansına katkı sağlar hem de kullanıcı deneyimini optimize eder. Bu sırada yazılımcılar da araç içi eğlence sistemlerini, otonom sürüş yazılımlarını ve veri toplama süreçlerini yürütür. Yani, bir proje süresince her adımda uzmanlığı farklı olan pek çok kişi bir araya gelerek, birbiriyle bağlantılı işleri koordine bir şekilde yürütmek durumunda. Bunu garantileyecek kişi de proje yöneticisi. Proje yöneticisinin her bir uzmanlık alanını, proje hedefleriyle bağlantılı olarak belirlemesi gerekiyor.
Proje Süresi ve İnsan Kaynakları Maliyetlerinin Yönetimi
İnsan kaynaklarını planlarken göz önüne almamız gereken çok önemli bir diğer faktör de projenin süresi olacak. Projenin başlangıç, geliştirme, test ve son teslim aşamaları gibi süreçlere göre, insan kaynakları maliyetleri de farklılık gösterecek. Mesela geliştirme sürecinde tasarım ve yazılım uzmanlarına, test aşamasında ise kalite kontrol ve denetim personeline daha fazla ihtiyaç duyacaksınız. Projenin süresi uzadıkça, insan kaynağı maliyetleri de artacak; bu yüzden insan kaynağını planlarken proje takvimine göre en verimli olacak şekilde planlama yapılmalı.
Maliyetleri kontrol altında tutabilmek için her bir ekip üyesinin görev tanımına ve yetkinliklerine göre ücretlendirme yapılmalı. Mesela deneyimli bir yazılım mühendisi, daha az deneyimi olan bir mühendise göre daha maliyetli olacak. Bu yüzden deneyimi fazla olan personeli kritik görevlerde istihdam etmek gerekiyor. Bu noktada proje yönetimi yazılımlarından destek alabilirsiniz. Bu yazılımlar iş yükü dağılımını en verimli şekilde yapmanıza olanak sağlayarak, ekipteki bütün personelin en etkin biçimde değerlendirilmesine yardımcı olacaktır.
- Malzeme İhtiyaçları: Uygun Maliyetli Tedarik
Projenizde kullanacağız malzemelerin seçimi, bütçeleme noktasında büyük bir etki yapacak kritik kalemlerden biri. Malzeme tedariği sürecinde, lojistik süreçlerin ve tedarik sürelerinin doğru yönetilmesi, projenin zaman çizelgesine uyulmasında çok önemlidir. Örneğin bazı materyallerin tedarik süresi 3-4 hafta arasıyken, daha karmaşık veya özel üretim bir malzemenin tedarik süresi birkaç ayı bulabilir. Eğer tedarik sürelerini proje takvimine göre belirleyemezsek, projenin gecikmesine yol açabilir ve maliyetlerin artmasına sebep olabilir.
Maliyet Analizi ve Tedarikçi Seçimi
Malzeme maliyetlerini hesaplarken, öncelikle tedarikçilerden alınan fiyatların detaylı bir şekilde analiz edilmesi gerekiyor. Malzemelerin fiyatları küresel piyasa koşullarına göre dalgalanabiliyor. Bu da maliyetleri öngörmeyi zorlaştıracaktır. Ancak, eğer tedarikçilerle uzun vadeli fiyat anlaşmaları yaparsanız, yani belirli bir dönem boyunca sabit fiyat garantisi alabilirseniz, özellikle büyük hacimli satın alımlarda önemli bir maliyet avantajı sağlayabilirsiniz.
Tedarikçi seçerken elbette tek kriteriniz maliyet olmamalı. Bazı tedarikçiler en düşük fiyatı verebilir; ancak projenin zaman çizelgesine uyacak şekilde malzeme teslimatı yapamayabilirler. Bu durumda satın alımda daha avantajlı bir fiyattan faydalansanız dahi, projenin gecikmesi nedeniyle ek maliyetlerle karşılaşırsınız. Yine depolama ve lojistikte de aynı ilke geçerli. Bazen en pahalı lojistik çözümü, özellikle zaman gibi farklı faktörler devreye girdiğinde, en uygun çözüm olabilir. Bu bağlamda, lojistik süreçlerinde ve depolama stratejilerinde de maliyet-etkin çözümlere yönelmek gerekiyor. Lojistik ve depolama süreçleri düzgün yürütüldüğünde, malzeme israfı gibi ek maliyetlerin önüne geçerek, projenin toplam maliyetini düşürebilirsiniz.
- Ekipman ve Teknoloji Kullanımı
Üretim sürecinin verimliliği ve kalitesi söz konusu olduğunda, ekipman ve teknoloji kullanımı kritik. Projenizin bütçesini hazırlarken, projenin yürütülebilmesi için gerekli olan ekipmanların ve teknolojilerin planlanması gerekiyor ki, bütçe projeksiyonları gerçekçi olsun. Özellikle otomotiv ve ağır sanayi gibi sektörlerde bilgisayar destekli tasarım yazılımları, çok hassas ölçümler yapabilen test cihazları ve prototipleme araçları gibi teknolojiler öne çıkıyor. Bu bağlamda sadece bu teknolojilerin üzerinde çalışacağı ekipmanı değil; eğer yeni bir teknoloji entegrasyonu gerekiyorsa, bu teknolojiyi kullanabilecek insan kaynağına da ihtiyaç duyulabilir.
Kiralama ve Satın Alma Kararının Bütçeye Etkisi
Projenizde kullanacağınız her bir ekipman veya teknolojiyi satın almak zorunda değilsiniz. Özellikle sürekli bir kullanım ihtiyacı duyulmayan araç-gereç ve teknolojinin dışarıdan kiralanması, bütçe bağlamında çok daha uygun olabilir. Fakat, uzun vadeli bir proje düşünüyorsak ve sürekli kullanım gibi bir durum söz konusu olacaksa, satın almak daha ekonomik olacaktır.
Bazı teknolojiler ve ekipmanlar ciddi bir ilk yatırım ister. Mesela büyük bir CNC makinesini kurmak, makinenin özelliklerine göre yüzbinlerce liralık bir yatırım olabilir. Ama projenin sadece belirli bir aşamasında bu makineye ihtiyaç varsa, kiralamak nakit akışı açısından daha avantajlı olacaktır.
Bakım-Onarım ve Teknik Destek İhtiyacı
Ekipman ve teknoloji maliyetlerini çıkarırken, bakım-onarım maliyetlerini de göz önünde bulundurmanız gerekiyor. Ekipmanın ömrünü uzatmak için periyodik bakım ile yüksek hassasiyet gerektiren cihazlarda kalibrasyon gibi işlemler yapılması gerekiyor. Bunların tamamı ek maliyet olarak bütçeye yansıtılmalı. Ek olarak eğer yeni bir yazılım kullanma kararı almışsak, bu yazılımın hali hazırda kullandığımız ekipmanlarla entegrasyonu için bu konuda deneyimli bir uzmandan teknik destek almak gerekebilir. Bu yüzden, proje bütçesini hazırlarken bakım-onarım, teknik destek ve bu işlemler yapılırken üretimdeki durma ve yavaşlamaları da hesaba katmanız gerekiyor.
- Tedarikçi Seçimi ve Maliyetlerin Kontrolü
Proje bütçesi hazırlarken dış kaynak kullanımı, yani tedarikçilerden malzeme ve hizmet alımı, en büyük kalemlerden birini oluşturacak. Tedarikçi seçim sürecinde, yukarıda da belirttiğim gibi sadece maliyetleri yönetmeyi değil; aynı zamanda hizmet kalitesinin ve proje sürekliliğinin de sağlanmasını gözetmemiz gerekiyor.
Tedarikçi Seçim Kriterleri ve Değerlendirme Süreci
Daha önce tedarikçi seçiminin sadece maliyet odaklı yapılmaması gerektiğini söylemiştim. Şimdi bu konuyu biraz daha açalım.
Şöyle ki, her bir proje için, tıpkı sürekli operasyonlarda olduğu gibi, tedarikçi seçerken kullanılacak kriterlerin belirlenmesi gerekiyor. Bu kriterler arasında genellikle tedarikçinin maliyet yapısı, teslim süreleri, üretim kapasiteleri, kalite kontrol süreçleri ve geçmiş performansları yer alır. Hatta uzun dönemli bir iş birliği düşünüyorsanız, birlikte proje geliştirme potansiyelini bile bir kriter olarak alabilirsiniz. Tedarikçi değerlendirme sürecinde öncelikle tedarikçilerden belirli bir hizmet veya ürün için fiyat vermeleri istenir. Gelen tekliflerin değerlendirilmesinde de önceden belirlenen kriterler kullanılır.
Mesela bir tedarikçi uygun fiyat sağlayabilir; ama zaman çizelgesine uyma konusunda garanti veremeyebilir. Bir tedarikçinin verdiği fiyat diğerlerine göre daha yüksek olabilir; ama hem zaman çizelgesine uyma konusunda sizi temin eder hem de teknik destek ve esneklik gibi ek hizmetler sunuyor olabilir. Bu bağlamda tedarikçiyi seçerken her bir kriterin ağırlığı farklı olsa da en fazla kritere uyanı seçmek, projenin başarısı için en ideal tercih olacaktır.
Maliyet Yönetimi ve Maliyet Kontrol Araçları
Tedarikçiyi seçtikten sonra sözleşme yapılarak hizmet veya ürünün satın alma işlemi tamamlanır; fakat bu sözleşmenin alınacak tüm ürün ve hizmetleri detaylı bir şekilde içermesine; ek hizmetlerin ve kalite beklentilerinin belirtilmesine ihtiyaç vardır. Maliyet yönetimi noktasında ise, uzun vadeli bir proje için sabit fiyat garantisi almaya çalışmanız, proje maliyetlerini düşürmek için etkin bir yöntem olabilir.
Maliyet kontrol araçlarına gelirsek de tedarik zinciri yönetiminde kullanılan birtakım yazılımlar bulunuyor. Bu ERP yazılımları, yani Enterprise Resource Planning programları, tedarikçiden gelen faturaların, ödeme tarihlerinin ve teslimat sürelerinin takibini kolaylaştırır. Bu programlar sayesinde, tedarik sürecinde herhangi bir aksaklık yaşanırsa erkenden tespit edilebilir ve maliyetlerin doğru bir şekilde raporlanması sağlanır. Örneğin, ERP sistemi üzerinden tedarikçi maliyet raporları alabilirsiniz ve hangi tedarikçinin ne kadar maliyet oluşturduğunu analiz edebilirsiniz. Bu analizi bütçe planıyla karşılaştırarak da bütçedeki sapmaları ortaya çıkararak, düzeltici önlemler alabilirsiniz.
- Proje Süresince Kaynak Planlaması ve İzleme
Projenizin başarıya ulaşmasını istiyorsanız, kaynakların doğru planlandığından ve etkin bir şekilde takip ettiğinizde emin olmalısınız. Mesela bir ürün geliştirme projeniz var diyelim; projenin sonunda istenen ürünü başarıyla geliştirebilirsiniz; fakat proje planlanandan uzun sürerse ve maliyeti bütçeyi aşarsa, bu proje başarıyla tamamlandı diyebilir miyiz?
Zamanlama ve Kaynak Kullanım Stratejileri
Kaynak planlama sürecinde, projenin her bir adımında ihtiyaç duyulacak kaynakların detaylı bir şekilde analiz edilmesi gerekiyor. Bunun için bence en etkin stratejilerden biri İş Kırılım Yapısı (Work Breakdown Structure – WBS). Bir önceki makalemde ele almıştım ama kısaca WBS, projeyi alt görevlere ayırarak her bir görev için gerekli olan insan kaynağı, malzeme ve ekipman ihtiyaçlarını detaylandırıyor. Böylece kaynakların proje süresince nasıl dağıtılacağı ve hangi aşamalarda daha fazla kaynağa ihtiyaç duyulacağı daha kolay belirlenebiliyor.
Kaynak İzleme ve Raporlama
Kaynakların izlenmesi, dolayısıyla projenin belirlenen zaman çizelgesine ve bütçeye uygun olarak ilerleyip ilerlemediğini değerlendirmek çok kritik. Sonuç olarak, elbette proje ekibinde birlikte çalıştığımız kişilere güveniyoruz ama kimsenin ön göremeyeceği problemlerle karşılaşabiliyoruz. Bu yüzden takip ve izleme önemli. Eğer böyle bir durumla karşılaşırsak ek kaynak bulmamız veya kaynakların dağılımının güncellememiz gerekebilir. Bunun için Kazanılmış Değer Yönetimi (Earned Value Management – EVM) yöntemi, en sık kullanılan tekniklerden biri. EVM tekniğiyle, projenin belirli bir noktada ne kadar ilerlediğini, belirlenen bütçeye göre ne kadar harcama yapıldığını ve kaynakların verimli kullanılıp kullanılmadığını analiz edebilirsiniz. Böylece proje yöneticisi gerekli durumlarda hangi önlemlerin alınması gerektiğini belirleyebilir ve eğer herhangi bir sapma varsa düzeltici aksiyon alınabilir.
Bu bağlamda Project Management Software (PMS) olarak adlandırılan proje yönetim yazılımlarından faydalanabilirsiniz. PMS yazılımları sayesinde kaynakların kullanımıyla ilgili detaylı raporlar alabiliyor ve gerçek zamanlı olarak takip edebiliyorsunuz. Örneğin, bir PMS yazılımı sayesinde mühendislik ekipmanlarının kullanım süreleri ve bakım ihtiyaçları hakkında rapor alabilir, bu verilere dayanarak da kaynak planlamasında iyileştirme yapabilirsiniz.
Bu noktada, yukarıdaki her bir maddede ufacık değinmiş olsam da, bir konuyu özellikle detaylandırmak istiyorum. Kaynakları izlemek sadece projenin ilerleyişini takip etmek için önemli değil; bana göre en önemli avantajı risk yönetimi ve düzeltici aksiyonlar alabilmenize olanak sağlaması. Mesela, bir malzemenin tedarik edilme süresinin planlanandan uzun sürdüğünü tespit edersek, alternatif tedarikçilerle görüşerek veya mevcut tedarikçinin teslimat süresini hızlandırarak bu sorunu çözebiliriz.
Risk yönetimi açısından baktığımızda ise kaynak planlamasında belirlenen riskleri izleme süresince gözden geçirebilir ve olası riskler için hazırlık yapabiliriz. Burada da ekipman arızası örneğini verebilirim. Bir ekipmanda arıza olduğunda alternatif ekipman kullanımı için önceden plan yaptıysak, projenin gecikmesi ve aktivitelerin durması gibi olumsuz durumları bertaraf edebiliriz. Yani, kaynak izleme bana göre proaktif bir yaklaşıma olanak veren, projenin bütçe ve zaman planlarına uygun şekilde tamamlanmasına çok büyük destek sunan bir adım.
Kısaca bir projenin zamanında, bütçe dahilinde ve başarıyla tamamlanabilmesi için, projenin genelinde kullanılacak kaynakların doğru belirlenmesi çok çok önemli. Hele ki maliyeti yüksek ve uzun vadeli bir proje planlıyorsanız, kaynak kullanımı ve planlaması da o ölçüde karmaşık olacak. Planlarımızı ne kadar iyi yaparsak yapalım, pratikte o kadar fazla şeyin ters gitme olasılığı var ki. Dediğim gibi bir de karmaşık, uzun ve pahalı bir projeyi yönetecekseniz, ipleri en baştan sıkı tutmak gerekiyor. Aksi taktirde, eğer ipin ucunu bir kere kaçırırsak, tekrar yakalamak zaman alacak ve bize maliyeti de yüksek olacak. Dolayısıyla projenizin belirlenen hedeflere, belirlenen çerçeve ve sınırlar dahilinde ulaşmasını istiyorsanız, kaynakları en verimli şekilde kullanmalı ve sürekli takip ve izlemeyle hızlı aksiyon alabilmelisiniz.
Kaynaklar
https://www.projectmanager.com/blog/quick-guide-resource-management
https://www.ganttic.com/blog/what-is-resource-management
https://asana.com/resources/resource-management-plan
https://en.wikipedia.org/wiki/Project_management_software
https://www.businessnewsdaily.com/15883-project-management-software.html
https://www.pmi.org/learning/library/earned-value-management-systems-analysis-8026
https://www.gatherinsights.com/en/glossary/earned-value-defintions/earned-value-management-evm
